KickOff meeting – začátek úspěšného projektu

KickOff meeting je první schůzka mezi projektovým týmem a klientem při zahájení nového projektu, ať už se jedná o vývoj webových nebo mobilních aplikací. Závisí na něm úspěch celého projektu, a proto byste ho rozhodně neměli podceňovat. Jeho smyslem je představit tým, pochopit pozadí projektu, definovat, jak by měl úspěšný projekt vypadat, pochopit, co všechno je třeba udělat pro jeho realizaci a dohodnout se na tom, jak efektivně spolupracovat. Hlavním cílem této schůzky je naladit se s klientem už od začátku na stejnou vlnu.

Bezpochyby se jedná o klíčovou schůzku, která udává tempo celého projektu, takže pokud KickOff meeting podceníme, může to ovlivnit vývoj projektu už v začátcích. Po schůzce by tým i klient měli odcházet informovaní a motivovaní posouvat projekt úspěšně vpřed.

Co tedy rozhoduje o tom, jestli KickOff dopadne dobře, nebo špatně? Na tuhle otázku existuje jednoduchá odpověď. Skvělý KickOff je výsledkem pečlivé přípravy a plánování a rozhodně není dobré spoléhat na štěstí a přípravu 10 minut před schůzkou. Ještě před schůzkou s klientem si musíte udělat domácí úkoly a sejít se s týmem interně.

Interní projektový KickOff meeting

Dobře informovaný tým a kvalitně připravený plán vám pomohou vytěžit z úvodní diskuse s klientem maximum. Proto je důležité, aby zainteresovaný tým věděl o klientovi co nejvíc. Předejdete tak zbytečným otázkám a diskusím v rámci týmu, které by v klientovi mohly vyvolat pochybnosti, jestli si vybral správného partnera. Jednou z hlavních částí interní schůzky je projít plán, jak k projektu přistupovat, protože každý projekt je specifický.

Každá schůzka by měla mít stanovený program, který je třeba členům týmu zaslat předem, aby se i oni mohli připravit. Předejdete tak zbytečnému zdržování během schůzky, která by měla hezky odsýpat. Ačkoli je každý projekt jiný, interní KickOff by měl zahrnovat následující oblasti:

• Představení – Seznámení členů týmu a určení, kdo bude na čem pracovat.
• Klient – Kdo je náš klient a čím se zabývá?
• Projekt – Proč to děláme? Jak to pomůže klientovi v růstu? Kdy bude projekt úspěšný pro nás a kdy pro klienta?
• Rozsah projektu – Co budeme dělat? Co je a co už není součástí specifikace?
• Přístup – Jak to uděláme? Použijeme osvědčené postupy, nebo zkusíme něco nového?
• Úkoly a harmonogram – Kdo, co a kdy bude dělat? Kdo bude zodpovědný za výstupy?
• Týmová práce – Jak budeme spolupracovat? Jaké nástroje budeme používat? Kdy se budeme setkávat?
• KickOff s klientem – Jak se připravíme na KickOff s klientem?
• Otázky a odpovědi – Co jsme si neřekli?

KickOff meeting s klientem

Ještě před samotným KickOffem je dobré, aby se projektový manažer sešel s klientem bez projektového týmu. Je to příležitost, jak s klientem začít budovat vztah, ale zároveň prostor pro výměnu základních informací o očekáváních, komunikaci a týmu. Tuto schůzku může manažer využít taky k tomu, aby klienta obeznámil s agendou KickOff meetingu a v případě potřeby ji upravil.

Cílem samotného KickOff meetingu s klientem je lépe pochopit očekávání klienta a dalších zúčastněných stran, podrobněji se seznámit s pozadím projektu, ale taky se shodnout na jednotlivých částech projektového plánu. Na této schůzce by se již neměl řešit rozsah projektu a jeho změny, ale spíše by se na ní měly stanovit milníky a iterace, případně doladit přístup k projektu. Program schůzky může být například:

• Úvodní informace – Kdo na projektu pracuje a jaká je jeho role? Kdo bude schvalovat výstupy? (Představení matice RACI, která přehlednou formou určuje odpovědné, schvalující, konzultující a informované osoby.)
• Pozadí projektu – Jak projekt zapadá do širší strategie klienta? Jaké projekty mu předcházely a jaké na něj navážou? (Tyto věci by už měli klient i projektový manažer znát a v této fázi s nimi obeznámí tým.)
• Projektový brífink – Jaký problém nebo jakou potřebu zákazníka má projekt vyřešit? Jsou k dispozici data, ze kterých můžeme vycházet?
• Očekávání – Jak poznáme, jestli jsme úspěšní a co se nepovedlo? Jakých cílů chceme dosáhnout?
• Řízení projektu – Jaký bude časový harmonogram, výstupy, rizika, role, jak bude probíhat reporting a řízení změn? Je důležité projít i nástroje, které se používají k řízení projektu, a do jejich používání zapojit i klienta.
• Otázky a odpovědi – O čem jsme ještě nemluvili a měli bychom?
• Co dál – Jaké jsou další kroky? Čím bude projekt pokračovat?

Po KickOff meetingu by měl mezi projektovým týmem a klientem panovat soulad v otázkách cílů, časového harmonogramu, komunikace a přístupu k řízení projektu. Mohou si taky stanovit datum příští schůzky a zahájit úspěšnou spolupráci.

KickOff meeting je v GoodRequest standardní součástí procesu specifikace, a to jak před zahájením projektu, tak v průběhu realizace. 

Klient je důležitou součástí týmu. Zajímá vás náš proces? Zjistěte o nás víc.