Jak se připravit na demo nebo prezentaci softwarového projektu?

Možná to bylo tím, že za moc nestála jeho prezentace.

Lidé se řídí pocity. První dojem je často také ten nejdůležitější. Rozhoduje o tom, jakým směrem se bude ubírat další spolupráce. Je tedy vhodné se na prezentaci pořádně připravit a neodfláknout ji.

V GoodRequest máme tři pravidla meetingů:

• Cíl
• Proces
• Vizualizace

‍

I když se na první pohled může zdát, že jde o banální „ukázku toho, co je hotové“, zdání může klamat. Tato tři pravidla platí i pro prezentaci dema nebo finálního projektu, a proto se jich budeme držet i v tomto procesu.

Cíl prezentace

Cíl prezentace se určuje podle typu projektu. Při vývoji softwaru se nejčastěji setkáváme s tímto:

Interní demo

Firemní prezentace před týmem lidí, kteří se na projektu nepodílejí, ale mohou přinést kvalitní zpětnou vazbu. Cílem je posoudit úroveň prezentace práce týmu na projektu a doladit současný stav, ještě než se projekt dostane před klienta. Byť se na jednu stranu může zdát, že tento typ prezentace je „zbytečný“ a není třeba se na něj tolik připravovat, je to velký omyl. Kolegové jdou často do velkého detailu, jsou všímaví, a proto je lze považovat za skvělé publikum. Interní demo je skvělý způsob, jak se nachystat na klienta. Těžko na cvičišti, lehko na bojišti ;)

Klientské demo

Projekty, na kterých se pracuje delší dobu, jsou rozděleny na fáze. Každá z těchto fází by měla mít i svoji prezentaci spojenou s odevzdáním aktuálních milníků. Při prezentaci těchto dílčích výsledků je nejdůležitější ukázat klientovi, kde se právě nacházíme, a vysvětlit mu, co je hotové a na čem se ještě pracuje. První klientské demo obvykle určuje vývoj celé spolupráce v průběhu projektu.

Akceptační prezentace

Závěrečná prezentace projektu je velmi důležitá. Je třeba se na ni řádně připravit a neponechat nic náhodě. Cílem je ukázat svou práci v co nejlepším světle a prezentovat ji jako finální produkt.

Dobře zvládnutá akceptační prezentace zajistí nejen spokojenost klienta, ale taky otevře dveře k novým možnostem nebo projektům.

Ještě před prezentací je důležité položit si základní otázku:

„Kdyby si lidé z prezentace zapamatovali jen jednu věc, co by to mělo být?“

Proces

Plánujte

Naplánujte si postup a držte se ho. „Není nic horšího“ než během prezentace improvizovat a omylem spustit funkci, kterou ještě nemáte hotovou nebo o které víte, že je ještě „nedokonalá“. Ideální je vytvořit si happy path (ideální cestu/scénář), jak klientovi ukážete celý proces bez omylů a nepříjemností. Příprava se vyplatí!

Testujte, testujte a znovu testujte

Ať už se jedná o techniku, připojení nebo funkcionalitu, před každým demem nebo finální prezentací je nutné všechno otestovat. Pokud jste během testování narazili na něco, co již nestíháte opravit, dejte o tom klientovi dopředu vědět. Obvykle to nedopadne dobře, když klient danou chybu objeví sám, nebo se ji snažíte narychlo opravit před prezentací.

Zbavte se všeho, co může odvádět pozornost

I dobře zpracovanou prezentaci je možné pokazit, pokud během ní vás nebo klienta něco rozptyluje. Před každou prezentací si proto zkontrolujte vše, co je uvedeno v následujícím seznamu. Bez ruchů to určitě dopadne lépe.

• Vypněte si e-mailového klienta
• Zkontrolujte, že máte Slack vypnutý, nebo nastavený režim Nerušit.
• Vypněte si vyzvánění na mobilu
• Zavřete všechna okna, která nemusí být otevřená (kvůli případnému hluku z ulice)
• Zapněte si funkci Nerušit

Pozvěte si ty správné lidi

Připravte se na agendu prezentace v předstihu. Pokud očekáváte dotazy technického rázu, zavolejte zkušeného vývojáře. Jedná se o prezentaci designu? Přizvěte si designéra UX/UI. Nejlépe takového, který projekt zná. Nebojte se zavolat víc lidí, kteří jsou pro projekt relevantní. U klienta to vzbudí pocit, že na něm záleží a že se firma snaží vyvarovat neadekvátních odpovědí.

Nepodceňujte roli facilitátora

Facilitace konverzace je při prezentaci dema velmi důležitá. Facilitátor rozhoduje o tom, jakým směrem se bude konverzace ubírat a nedovolí, aby se ubírala špatným směrem. Pokud jste už demo někdy prezentovali, určitě jste zažili, že jeden z účastníků byl tzv. featurista. Jedná se o osobu, která během prezentace komentuje dodatečné požadavky mimo rámec projektu. Featurista obvykle strhne celou skupinu a tomu se chcete zaručeně vyhnout.

Úkolem facilitátora je tyto lidi usměrnit s ohledem na časový rámec a cíl prezentace.

Zapisovatel je nutnost

Dbejte na to, aby všechno důležité někdo z týmu zapisoval. Je třeba si zapisovat nejen všechny připomínky klientů, ale i případné neverbální reakce. Někdy se z pozorování dozvíte víc, než byste čekali. Například co si klient o produktu skutečně myslí. Jeho reakce vám napoví, zda se ubíráte požadovaným směrem.

Zapisovatelem by měl být někdo jiný než osoba, která prezentaci vede. ;-)

Vizualizace

Texty a obrázky jsou pro klienta důležité

Prezentujete před klientem? To, co vám může připadat banalita, například texty, které můžete šmahem změnit, je pro klienta často zásadní. Lorem ipsum je text, který prostě v kvalitní prezentaci nemá co dělat. Totéž platí pro obrázky. Klienta určitě víc potěší obrázek jeho společnosti než irelevantní, narychlo sehnaný obrázek. Je to detail. Ale o tom to přece je. O malých podstatných detailech, které tvoří celek.

Ukazujte jen to podstatné

Prezentujete webovou aplikaci? Nastavte si fullscreen a předem si otevřete všechno potřebné. Načítání je nepřítel, který ubírá plusové body.

Jdete prezentovat designy? Klikatelný prototyp je cesta, která klienta zaručeně okouzlí. Přidejte pár přechodů, které připomínají finální stav, a máte vyhráno. 

Prezentace na dálku

I prezentace na dálku může mít svoji kvalitu. Musíme ale zmínit, že takový úspěch jako živá prezentace pravděpodobně mít nebude.

Zkontrolujte, zda je na místě kvalitní připojení k internetu. Působí velmi neprofesionálně, když se polovina prezentace seká a všechno je slyšet jako z porouchaného rádia.

Chcete mít kvalitní zvuk? Zainvestujte a kupte si kvalitní mikrofon a reproduktor určený pro konferenční hovory.

Váš seznam pro úspěšnou prezentaci projektu

• Cíl
• Agenda
• Happy path
• Pořádně otestovaná verze
• Seznam nefunkčností
• Odstranění rušivých prvků
• Správně zvolený tým účastníků
• Facilitátor
• Zapisovatel
• Zajímavé texty a obrázky „na míru“
• Spolehlivá a funkční technika
• Prázdná plocha

Záleží vám kromě působivé prezentace také na správně nastavených procesech? Inspirujte se naším procesem tvorby briefu webové stránky nebo procesem UX/UI v několika přehledných krocích.