Jak pomáhá projektový management a proč je pro klienty důležitý

Za léta svojí praxe jsem slyšel řadu argumentů a otázek namířených proti projektovému managementu. Některé z nich vám možná budou povědomé:

„Projektový management je plýtvání nákladů!“

„Neměla by tyhle náklady pokrýt agentura?“

„Mám pocit, že projektový management mi nic plnohodnotného nepřinese.“

„Je to ztráta času, kterého už takhle máme nedostatek.“

Co mají tato vyjádření společného? Přesně tak! Je to tato otázka:

„Proč je projektové řízení důležité a jak může klientovi pomoct?“

Na úvod uvedu několik faktů o projektovém managementu.

Co je to projektový management?

Projektový management je proces vedení projektového týmu s cílem naplánovat a řídit projekt tak, aby úspěšně dosáhl projektového cíle a výsledků, přičemž hlavními omezeními (vstupy) jsou zadání, čas (termín dodání) a rozpočet. Projektový management zahrnuje pět fází projektu: inicializaci, plánování, realizaci, monitorování a kontrolu, ukončení projektu.

Když se na to podíváme podrobněji, zjistíme, že projektový manažer zajišťuje následující úlohy:

1. Vytváří, doplňuje a udržuje projektovou dokumentaci
2. Shromažďuje všechny potřebné vstupy pro zahájení projektu (rozsah prací, sestavení týmu, příprava plánu a Ganttova diagramu)
3. Identifikuje a řídí rizika
4. Nastavuje pracovní procesy a taky projektovou metodiku řízení
5. Stanovuje cíle projektu společně se zákazníkem, případně analytikem nebo designérem
6. Kontroluje progres
7. Zajišťuje týmovou kooperaci a vhodnou spolupráci
8. Řídí a kontroluje procesy v rámci projektu
9. Pomáhá s týmovou komunikací
10. Udržuje dobrou náladu v týmu a u klienta
11. Motivuje tým
12. Definuje priority společně s analytikem a klientem
13. Zmírňuje a eliminuje rizika
14. Informuje klienta o progresu
15. Řídí vhodné nastavení kapacit na projektu
16. Vytváří nebo mění procesy za účelem dosažení lepších výsledků
17. Společně s analytikem řídí změny v zadání od klienta
18. Sleduje a vyhodnocuje cíle projektu
19. Ukončuje projekt a odevzdává projektovou dokumentaci společně s týmem

Není to málo a věřím, že pokud tohle čte nějaký projektový manažer, našel by ještě řadu úkolů, které dělá navíc, protože u každé jedné společnosti se mění a liší i odpovědnosti projektového manažera.

Teď už ale aspoň částečně chápete, proč je důležité, aby každý projekt měl svého projektového manažera.

Proč je projektový management důležitý? Protože...

• budete schopni jasně formulovat účel a směrovat výstupy vašeho projektu, přičemž zajistíte souhlas všech zúčastněných stran dřív, než se začnou vynakládat čas nebo peníze.
• budete podrobně rozumět požadavkům, nákladům, rizikům, standardům kvality a týmu, bez kterého by projekt nemohl být úspěšný.
• budete moct monitorovat harmonogram, náklady a výstupy v průběhu realizace projektu... vždy budete vědět, jak moc se odchylujete či neodchylujete od plánu, a vždy budete schopní svým zainteresovaným stranám (zákazníkům) sdělit reálný výsledek projektu.
• budete schopni identifikovat, řídit a eliminovat rizika, která by mohla váš projekt odklonit od úspěchu.
• budete mít k dispozici formální proces vzdělávání se, který vám umožní zjistit, co funguje a co ne, a následně budete moct tyto poznatky aplikovat na současný projekt, abyste dosáhli lepších výsledků, případně tento proces využijete u budoucích projektů, abyste zvýšili pravděpodobnost úspěchu těchto projektů.
• budete schopni důkladně formulovat požadavky a vytvořit si tak „big picture“, celkový obrázek celého projektu.
• budete mít jasně formulované zaměření a cíle projektu, které vám zajistí správný plán pro realizaci vašich strategických cílů, takže produkt přinese uživatelům skutečnou hodnotu.
• budete mít vytvořené a uspořádané procesy, které zajistí, že v průběhu celého projektového cyklu budou správní lidé vykonávat správné činnosti ve správný čas.

Jaké přináší projektový management výhody?

Některé výhody jsou již zmíněny výše, ale doplním ještě několik dalších:

• Úspora času a peněz –⁠ zvýšení efektivity, zmírnění rizik a optimalizace zdrojů. I přes dodatečné náklady na investici do projektového manažera mohou organizace získat mnohem víc.
• Zajišťuje transparentní komunikaci se zákazníkem –⁠ prostřednictvím pravidelných reportů o progresu, dílčích ukázek dokončené práce, vysvětlování požadavků nejen z technického, ale i byznysového hlediska.
• Pomáhá dělat rozhodnutí podložená daty –⁠ data se získávají právě prostřednictvím projektového managementu. Jsou to např. reporty, výsledky prací, plnění plánu, chybovost při vývoji produktu, čerpání rozpočtu a další. Tyto vstupy lze použít k přesnějšímu výpočtu ROI, ceny produktu nebo funkcionality, k tvorbě plánů a rozpočtů a dalším účelům.
• Posiluje soudržnost mezi týmem a klientem –⁠ klient je vtažen přímo do procesu vývoje, kdy poskytuje požadavky analytikovi a následně je akceptuje během ukázek dokončených prací s týmem.
• Slouží k profesionálnějšímu a důkladnějšímu řízení rizik –⁠ rizika vznikají pravidelně v průběhu celého projektového cyklu. Řízení rizik je jednou z důležitých součástí projektového managementu.
• Optimalizuje pracovní procesy –⁠ prostřednictvím týmových schůzek a diskuzí pod vedením projektového manažera o problémech, slabých místech, rizicích a vylepšeních dochází k optimalizaci, aby se zajistil lepší průběh a ve výsledku došlo ke zlepšení procesů.
• Pružně reaguje na změny –⁠ pravidelné ukázky a nasazení produktu po každé funkcionalitě, umožňuje lépe reagovat na požadavky trhu a uživatelů. Díky zavedeným procesům je velmi snadné přizpůsobit se případným změnám požadavků nebo celého plánu.

Myšlenka na závěr

Pokud vás výše uvedené body stále nepřesvědčily o výhodách projektového managementu, dovolte mi uvést jeden příklad, který by vás přesvědčit mohl.

Mobilní aplikaci pro kryptoměny vyvíjejí dva týmy. Jeden tým použil svůj um, intuici a tvrdou práci, aby aplikaci dokončil. Druhý tým použil projektový management.

První tým zažil obrovské vzestupy i pády. Někteří developeři dokonce vyhořeli. Nikdy nevěděli, kdy skončí, jestli aplikaci odevzdají včas nebo jestli se vůbec vejdou do rozpočtu. Mohli zákazníkovi říkat jen to, co potřebovali udělat dál. Neustále se potýkali s problémy v komunikaci a většinou měli pocit, že se jim věci vymkly kontrole.

Tým dvě začal s plánem. Všichni věděli, kdo se na projektu podílí. Předem identifikovali hlavní předpoklady a omezení. Své výstupy vytvořili včas, v rámci rozpočtu a s několika neočekávanými přerušeními. Je však důležité zmínit, že si udržovali soustředěné, ale stabilní tempo, které nevedlo k vyhoření. Stres zůstal na minimu a všichni měli pocit, že mají výsledek pod kontrolou.

To je to, co dává projektový management projektu prostřednictvím projektového manažera. Soustředěná komunikace, prioritní pracovní výstupy, stabilní pracovní prostředí bez stresu a především kontrola nad projektem a jeho výsledkem.

Doufám, že vám tento článek pomohl a ukázal vám projektový management zase z jiného úhlu. Jsem Head of Projects ve společnosti GoodRequest, mám certifikaci Scrum Master, Prince 2 a 10 let zkušeností s řízením projektů.