Scrum retrospektíva - Aký formát zvoliť pre zle fungujúce tímy?

V prechádzajúcich článkoch sme si  predstavili čo to je scrum retrospektíva, antipaterny a formáty retrospektívy pre dobre spolupracujúce tímy, ktoré patria medzi relatívne tradičné techniky ako ozvlášniť míting. Dnes sa poďme pozrieť na menej tradičné metodiky.

Nový tím alebo tímy, kde sa vystriedalo viac členov

Nasledujúce druhy retrospektívy sú vhodné najmä pre tímy, kde citíme nejaké prekážky ale možno nevieme kde sa nachádzajú. Prípadne je pre ľudí z tímu ťažšie hovoriť o problémoch.

Peaks and Valleys Timeline

Tento druh retrospektívy jednoducho vizualizuje "ups and downs" vďaka paralele s vrchmi a dolinami a jasne značenou timeline-ou. Je veľmi vhodnou technikou práve pre väčšie skupiny ľudí a viac nápadov, ktoré sa nestratia, ale sú jasne viditeľné. Táto aktivita by sa mohla osvedčiť aj pri tímoch, ktoré chceme nabádať k väčšej otvorenosti, resp. konverzácií, pričom môžeme do nej zakomponovať aj "ako som sa cítil/a" škálu.

Aktivita

• Na spodok plátna nakresli vodorovnú šípku predstavujúcu časovú os. Definujte začiatok a koniec časovej osi.
• Zvoľ si vertikálnu os. Napríklad gradient šťastia, kde hore je najšťastnejší a spodok najsmutnejší.
• Požiadajte jednotlivcov, aby nakreslili svoju časovú os "Peaks and Valleys". Počnúc začiatkom časovej osi a držaním sa na plátne či tabuli po celú dobu. Mali by tak urobiť nakreslením čiary a súčasným hovorením. Pozvite ďalších účastníkov, aby nakreslili svoju časovú os (po jednom). Zvážte použitie inej farby značky alebo vzoru čiary.
• Diskutujte o výsledku

Each one meets all

Toto je formát retrospektívy využívaný najmä na to, aby sa členovia tímu najskôr spoznali. Cieľom je vytvoriť prostredie, kedy sa jednotlivci cítia v pohode dávať osobný feedback ostatným, ktorých možno ani nestretli osobne. Je to technika prevzatá zo "speed date-ingu". Je to ideálny formát na osobné retrospektívy ale vieme ho modifikovať aj na remote tímy.

Aktivita

Vytvor malý, vnútorný kruh a veľký, vonkajší kruh. Každý jeden pritom dáva feedback tomu druhému, preto sa treba uistiť, že si zvolíš správnu stratégiu. Nastav si timer na napríklad 1 minutu na jedného človeka

Story of a ...story

V tejto retrospektíve sa snažíme zlepšiť proces analyzovaním jednodlivých častí (teda story). Možme tu použiť rovno User Stories z Jiry ale rovnako tak môžeme nahradiť druhé slovo "story" hocičím, čo nám pasuje do kontextu, napríklad  Story of a (...projekt, tím, order, bug..). Sústredimé sa pritom len na jeden item, čo tlačí tím k tomu aby boli konkrétny a focusovali sa na špecifickú vec, ktorú chceme vyriešiť.

Aktivita

• Vyber konkrétny item (projekt, tím,...) a popíš a zapíš ho do ľavého horného rohu tabule
• Spolu s tímom si zapíš hlavné udalosti, ktoré sa stali počas trvania (napr. pri projekte od začiatku do konca šprintu).
• Zapisujte si dobré veci, ktoré chcete opakovať, ktorým sa treba vyhnúť, alebo veci, ktoré by sa nemali robiť, každé inou farbou.
• Diskutujte

Retrospektívy vizualizujúce problémy

Nasledújúce retrospektívy vizualizujú problémy a priamo sa na ne sústredia, resp. hľadajú cestu ako z nich. Sú koncipované tak, aby sa vedel tím lepšie stotožniť a uvedomiť si, že hoci čelíme problému, je priestor ho vyriešiť.

Speed Car - Abbys

Tento druh retrospektívy je skôr také forward-thinking cvičenie, ktoré ukazuje riziká. Používame ju vtedy, keď sa potrebujeme obzrieť ale pritom poukázať aj na to, čo nás čaká.

Aktivita

• Nasledujúci obrázok nakresli na spoločné whiteboard, či flipchart.
• Požiadaj účastníkov, aby sa podelili o svoje poznámky ku každej zo spätných oblastí:"Začnime pohľadom späť." - požiadaj tím aby napísal svoje postrehy a umiestnil ich na dve nasledujúce oblasti na ľavej strane obrázku: motor a padák.
• Pri pohľade späť - motor: čo nás posúva vpred? Nútite nás rýchlo sa pohybovať?
• Ohliadnutie späť - padák: čo nás brzdilo?
• Požiadajte účastníkov, aby sa podelili o svoje poznámky a mysleli na budúcnosť."Teraz sa pozrime do blízkej budúcnosti." Poproste tím, aby napísal svoje poznámky a umiestnil ich na nasledujúce dve oblasti na pravej strane obrázku: priepasť a most.
• Pohľad do budúcnosti - priepasť: aké sú riziká pred nami? Čo by nás mohlo zobrať z cesty?
• Do budúcnosti - most: čo by sme mohli postaviť, aby sme prekonali tieto výzvy? Čo urobíme, aby sme prekonali priepasť?
• Zoskupte postrehy a diskutuje

Horolezec

Táto retrospektíva zobrazuje šprint a projekt, ako situáciu podobnú dlhej horskej túre alebo lezeniu na skalu. Existujú prekážky a riziká. Tak ako pri lezení existuju riziká, ktoré môžu spomaliť skupinu pri pohybe na vrchol hory tak isto je to aj pri šprinte.

Aktivita

• Nakresli pre svoj tím obrázok horolezca prípadne horskej turistiky. Možete tiež nakresliť štyri stĺpce pre veci, ktoré by turista mohol potrebovať: laná (aktivátory), balvany (prekážky), počasie (nálada a veci, ktoré tím neovláda), a prvá pomoc (potrebná pomoc).
• Vysvetli tímu, že turistika je metaforou retrospektív
• Požiadaj, tím aby zvážil prekážky, ktoré mu bránia v dosiahnutí cieľov (vrchol). Požiadaj ľudí, aby zvážili riziká, ktoré môžu byť mimo kontroly tímu, napríklad zlé počasie v príklade horolezectva. Ktoré veci pomáhajú tímu "zmenšiť" horu?
• Potom spoj poznámky, ktoré sú podobné

Known issues

Tento druh retrospektívy sa venuje priamo problémom. Používa sa pri tímoch, v ktorých poznáme problémy, ktorým čelia a chceme hovoriť o riešeniach. Táto aktivita je veľmi efektívna v situáciách, kedy chceme projekt doslova zachrániť.

Aktivita

• Rozdeľ účastníkov do skupín po dvoch alebo troch ľuďoch (ale funguje to aj na principe jednotlivcov)
• Požiadaj každú skupinu, aby si napísala problémy, ktorým čelia.
• Zoskup problémy a prečítajte ich celej skupine.
• Požiadaj všetkých, aby premýšľali o riešení  problémov, napísali ich na lepiace poznámky (inú farbu, ako problémy) a umiestnili ich vedľa problémov.
• Začni diskusiu a spíš action items

Error conversation

Táto retrospektíva pomáha tímu identifikovať chyby, pochopiť ich podstatu a viesť o nich produktívny rozhovor. Je to obzvlášť užitočné pre tímy, ktoré sa boria v mnohých problémoch počas určitého časového obdobia. Tu sú dva možné typy rozhodovacích chýb: Error of comission a Error of Omission.

Aktivita

• Začni tým, že každého požiadaš, aby individuálne uviedol zoznam všetkých chýb, ktoré sa za dané obdobie vyskytli.
• Nakresli a vysvetli tabuľu s dvoma stĺpcami pre dva typy chýb:
• Error of Commission:  sú chyby, ktoré sa vyskytli v dôsledku vykonania niečoho, čo sa nemalo robiť (napr. Robil sa omylom task, ktorý nebol dôležitý a kvoli nemu sme nestihli iné veci..)
• Error of Ommistion: sú chyby, ktoré sa vyskytli z dôvodu neurobenia niečoho, čo malo byť urobené (napr. niekto úplne vynechal svoj task)
• Požiadaj jednotlivcov, aby zdieľali zatiaľ len jednu chybu a umiestnil ju do príslušného stĺpca. O chybe sa krátko porozprávajte.
• Spýtaj sa, či ma niekto iný podobný názor / chybu a zoskup tieto poznámky podľa záujmov pridaním podobných poznámok.
• Prejdite na ďalšie chyby, kým nevyčerpáte všetky chyby.
• Spíšte si action items

Dealing with failure

Tento druh retrospektívy je založený na princípe FMEA, nástroja používaného na systematickú analýzu problémov a identifikáciu nápravy. Vie to byť však náročná činnosť kedy sa zameriavame iba na jeden konkrétny problém / zlyhanie a na to, čo by mal tím urobiť, aby zvládol tieto následky, pracoval na nápravných opatreniach a overil ich výsledok.

Aktivita

• Vysvetlite problém / chybu, ktoré sa ide analyzovať.
• Rozdeľte tabuľu na nasledujúce štyri oblasti: analýza, hodnotenie, akcia, overenie.

Analýza: Čo je naše zlyhanie / problém / chyba? Čo k tomu viedlo?
Hodnotenie: Aké sú dôsledky tohto zlyhania? Aká je závažnosť? Aká je pravdepodobnosť, že sa to stane znova?
Akcia: Aké sú nápravné a preventívne opatrenia (aby sa to nezopakovalo) ?
Overenie: Ako môžeme overiť ich výsledok vzhľadom na uvedené akcie?

• Rozdeľte tím na menšie skupiny (po dvoch alebo troch ľuďoch, ak sa dá).
• Pre každú zo štyroch oblastí im dajte pár minút na písanie poznámok,  po ktorých nasleduje pár minút na skupinovú konverzáciu.

Chceš u nás robiť projekťáka? Máme pre teba voľné miesto v tíme!