Ako napísať dobré produktové zadanie: kľúčové komponenty zadania

💡 Dobré zadanie definuje úspech celého projektu. Umožňuje dodávateľom nahliadnuť do mysle klienta. Slúži ako podklad pre interných stakeholderov aj dodávateľov.

Na začiatku každého projektu stojí výzva – ako vypracovať zadanie, ktoré presne vystihuje všetky potreby a očakávania? Desať rokov skúsenosti nám ukázali, že hoci dokonalý brief neexistuje, jeho kvalita má zásadný vplyv na úspech celého projektu. Koľko firiem toľko názorov, čo by malo zadanie obsahovať.

Predovšetkým však dobré zadanie poskytuje komplexný pohľad na projekt, slúžiac nielen ako orientačný bod pre tím, ale aj ako neoceniteľný dokument v procese schvaľovania rozpočtov a strategických rozhodnutí pre stakeholderov. Je základným kameňom, na ktorom sa buduje úspech.

Na čo je dobrý tento proces?

Pomôže vám zosumarizovať si myšlienky, zarámcovať vaše očakávania a pomôže vám zreálniť predstavy. Tento článok vám pomôže minimalizovať riziká pri tvorbe digitálneho produktu. Takto spracované zadanie vám tiež môže znížiť náklady pri dizajne a vývoji produktu. A dodávatelia vás budú milovať 🙂.

⚠️ Disclaimer na úvod: zadanie môže mať rôzne formy. Toto je náš pohľad na to, ako by v ideálnom svete mohlo vyzerať zadanie digitálneho produktu z pohľadu produktového štúdia. Akýkoľvek feedback mi prosím napíšte na michal.sleziak@goodrequest.com alebo na mojom LinkedIne.

Časti z tohto článku sú dôležité a bez nich zadanie nie je zadaním. Pripravujeme pre vás aj druhú časť, kde nájdete bonusové sekcie, ktoré síce nie sú nevyhnutné, ale pomôžu. Rozšíria zadanie o cenné informácie alebo vám ako tímu pomôžu ísť viac do hĺbky, minimalizovať riziko a maximalizovať investície do produktu.

Prajeme príjemné čítanie!

Problém, riešenie a kontext 

Pridaná hodnota, ktorú ľuďom poskytujete, je absolútny kráľ všetkého. Ak produkt nerieši relevantný problém alebo nenapĺňa dôležitú potrebu svojich zákazníkov, nemôže byť dlhodobo úspešný. A preto je toto najdôležitejšia časť zadania. Zamerajte sa najskôr na problém, ktorý chcete vyriešiť, nie na riešenie. Dajte si čas objavovať.

💡 Nezabudnite, že najhoršie je vyvinúť dokonalý produkt, ktorý rieši nesprávny problém.

Ako sa zrodil nápad? Kde vznikla potreba?

Ako vznikla prvá myšlienka na tento produkt? Pri akej príležitosti? Kto s ňou prišiel? Opíšte kontext a pozadie. Dajte príbeh na papier. Cieľom je pochopiť, ako nad tým klient uvažuje. Dostať sa na rovnaký level. A aj malé, zdanlivo nepodstatné, detaily môžu pomôcť priniesť podnet pre inováciu.

Aký problém sa snažíte vyriešiť?

Pri tejto otázke sa veľakrát zasekneme. Každý produkt by mal riešiť konkrétny problém alebo jasne zadefinovanú potrebu používateľov. Zaseknutie nastáva napríklad vtedy, ak prichádzame s technológiou a snažíme sa ju nasilu niekde použiť. Alebo ak sme sa zaľúbili do riešenia a snažíme sa mu nájsť opodstatnenie. Ako hovoria múdre knihy - treba sa zaľúbiť do problému, nie do riešenia. Prečo? Väčšinou na prvýkrát nikdy nenájdeme optimálne riešenie. Nie je nič horšie, ako mať dokonalé riešenie na nesprávny problém. Nápady sa zvyknú ohýbať a meniť, ale ak sa točia okolo jedného problému alebo domény, tak sa nám prehlbuje poznanie v jednej téme a s každý neúspešným riešením sme múdrejší. Zložené úročenie :) Preto, kým sa ponoríte do riešenia, sústreďte sa na overenie, či skutočne riešite ten najrelevantnejší problém. Alebo problém, ktorého vyriešenia vás skutočne dostane tam, kde sa chcete dostať. Keď ste si istý, skúste ho popísať jednou vetou.

 💡 Zaľúbte sa do problému. Nie do riešenia.

Aké je riešenie tohto problému?

Stručný opis, ako produkt vyrieši spomínaný problém. Netreba ísť do detailov, na to bude priestor neskôr. Spojte problém s riešením a skúste to povedať v pár jednoduchých vetách do pár sekúnd. A máte tzv. elevator pitch :) Či je dostatočne jasný a jednoduchý overíte tak, že ho poviete babke, starkému alebo kamošovi, čo o technológiách nemá ani poňatia. Mali by rozumieť tomu, čo sa snažíte vytvoriť. Hovorí sa, že ak nedokážete jednoducho povedať, čo robíte, nerozumiete tomu 🤷‍♂️.

Aké sú biznisové očakávania?

Pomenujte si ako vyzerá úspech. Nastavte biznisové ciele, ktoré očakávate, že vám produkt pomôže naplniť. Chcete zlepšiť spokojnosť zákazníkov? Zlepšiť produktivitu? Zvýšiť podiel na trhu? O koľko a dokedy? Buďte konkrétny. Ak neviete kam idete, nikdy tam neprídete.

Rovnako podstatné je povedať si, ako ich budete merať. Dobre nastavené biznisové metriky totiž drivujú ďalšie produktové rozhodnutia. Treba ich sledovať na pravidelnej báze.

Ako to zapadá do firemnej stratégie?

Prečo má zmysel do toho investovať zdroje? Ak máte zabehnutý biznis, je dôležité zodpovedať si, ako nový produkt zapadá do jeho stratégie. Každá iniciatíva by vám na hracom poli (trh) mala dať určitú výhodu oproti konkurencii. Náklady na vývoj sú vždy v tisícoch až desiatkach tisíc. Je preto kritické zamyslieť sa, či je skutočne nutné robiť vlastný digitálny produkt alebo existuje aj iný spôsob, ktorý vás vie dostať tam, kam chcete.

Cieľová skupina 

Bez používateľov služby a produkty nemajú zmysel. Čím lepšie ich poznáme, tým lepšie dokážeme navrhnúť produkt tak, aby im prinášal pridanú hodnotu a teda boli ochotní ho používať a ideálne platiť. A áno, platí to aj pre interné nástroje. Zároveň skutočným poznaním vašich zákazníkov si šetríte náklady pri akvizícii a marketingu, pretože viete, kde ich nájdete, čo tam hľadajú, aké sú ich problémy a ako sa im prihovoriť. Taktiež získavate dôležité vstupy a príležitosti pre ďalšie rozšírenie vášho  produktu a služieb. Zákazníci sú jednoducho nekonečná studnica príležitostí na inovácie v produktovom svete, ale aj vo svete služieb.

💡 Skutočným poznaním vašich zákazníkov si šetríte náklady pri akvizícii a marketingu, pretože viete, kde ich nájdete, čo tam hľadajú, aké sú ich problémy a ako sa im prihovoriť

Kto je používateľ? zákazník? aké sú špecifiká cieľovej skupiny?

Všetci. Najčastejšia odpoveď. Toto, ale nikdy nie je pravda. Ani Facebook, Twitter či Instagram nepoužívajú všetci. Majú svoje cieľové skupiny, ktoré majú určité špecifiká. Určiť si demografiu je základ. Ale tam to nekončí. Práca, záujmy, spotrebiteľské správanie, ciele, životná fáza a mnoho iného. To všetko sú parametre, podľa čoho viete svojich zákazníkov kategorizovať. Na začiatku je normálne, že nemáte okamžite odpoveď. Predstavte si človeka, ktorý najviac trpí spomínaným problémom. To je váš ideálny zákazník. Skúste ho, čo najkonkrétnejšie opísať. Ideálne sa s ním stretnúť a rozprávať sa 👇.

Aké sú ich problémy a potreby?

Čo riešia v denno-dennej agende? Čo sa snažia dosiahnuť a čo ich pri tom trápi? Čo potrebujú? To sú základné informácie, ktoré získavame jednoduchou, ale účinnou metódou - rozprávaním sa so zákazníkmi :). Netreba ani platiť komplikované prieskumy za tisíce. Stačí si dobre vybrať 3-6 respondentov a sústrediť sa na kvalitu rozhovoru. Dobre kladené otázky, pozorné počúvanie a následné dopytovanie, dokážu otvoriť bránu poznania :). Ak sa na to necítite odporúčame samozrejme zveriť to odborníkom.

Na aký trh cielite? A kto sú vaši hlavní konkurenti?

Určite si, kde chcete začať. Ambície môžu byť svetové, ale všetci najskôr začali v malom a postupne expandovali trh po trhu. Vyberte si jeden trh a zmapujte si konkurenciu. Zvážte, s kým sa budete biť a aké šance na výhru máte.

Aké sú ich silné stránky? v čom sú slabší? čo im chýba?

Googlite, pýtajte sa zákazníkov, čo používajú, ako to robia teraz. Pozrite si recenzie podobných produktov (Appstore, Play store) - na čo sa ľudia sťažujú? Ako hodnotia konkurenciu? Stiahnite si ich aplikácie a spravte si názor. Hľadajte cez rôzne kľúčové slová, ktoré zazneli v rozhovoroch so zákazníkmi. Spravte si jednoduchú tabuľku s konkrétnymi riešeniami a robte si poznámky. Môžete vyhodnocovať parametre ako: cena, veľkosť, spokojnosť zákazníkov, kvalita používateľského zážitku (UX), funkcie, v čom sú unikátni a mnoho iných. Aj na túto tému pripravujeme článok.

Ako chceme voči ním vyhrať? Ako sa odlíšime?

Trh je vybraný, konkurencia zmapovaná. Čo ďalej? Hľadáme príležitosti. Čo je prienik funkcií medzi konkurentmi? To je štandard, ktorí zákazníci očakávajú. Čo vie ponúknuť naše riešenie oproti ostatným? V zásade viete vyhrať buď cenou alebo unikátnosťou. Teda buď viete ponúknuť lacnejší alebo kvalitnejší, prípadne odlišný produkt. Taktiež sa môžete na rovnaký problém pozrieť unikátnym spôsobom a slúžiť možno len potrebám určitého segmentu - špecializácii. Myslíte na to, že ľudia nemajú radi zmeny. Treba im dať skutočne silný dôvod na to, aby odišli od konkurencie.

💡 Nestačí byť o 1€ lacnejší alebo mať krajší dizajn. Status quo je silný hráč, ktorý hrá proti vám.

 Funkcionality

“A čo to má vlastne robiť?” Tak a sme konečne tu. Miesto, kde väčšina zadaní začína a končí zároveň :). A to je škoda. Funkcie alebo tiež “scope” sú samozrejme dôležité, ale ich výber ovplyvňujú vyššie spomenuté parametre, ako biznisové ciele, výber trhu, cieľovej skupiny a ich problémy a potreby. V dnešnom dynamickom svete digitálu by bolo kontraproduktívne spraviť všetky funkcie naraz v prvej verzii produktu. Je potrebné ich rozdeľovať do rôznych fáz a verzií a nasadzovať ich postupne. Tak minimalizujeme riziko neúspechu, skracujeme čas vývoja a šetríme náklady. Aby sme vedeli robiť kvalifikované rozhodnutie, čo sa ide kedy vyvíjať, je nutné zodpovedať vyššie spomenuté časti, mať dáta a spätnú väzbu od zákazníkov.

Aké funkcionality sú skutočne nutné na naplnenie kritickej, hlavnej potreby používateľov?

Hneď na úvod sa vráťme k problému, ktorý váš produkt rieši. Bez akých funkcií by používateľ nemohol vyriešiť svoj primárny problém, kvôli ktorému si váš produkt stiahol? Vypíšte si ich. Tieto funkcionality patria do prvej verzie produktu, ktorú voláme MVP (Minimum Viable Product).

80 % zákazníkov používa 20 % produktových funkcií. Buďte úprimný a nepridávajte nič navyše. Cieľom MVP je dostať váš produkt k zákazníkom, čo najrýchlejšie a získať tak spätnú väzbu.

Veľmi častý scenár je, že klienti pridávajú do MVP príliš veľa funkcií. Ale to väčšinou vychádza so slabého poznania potenciálnych používateľov - neprebehli rozhovory a nespravili si dobre domácu úlohu vyššie. A tak v strachu, že práve “táto” funkcia tam musí byť tiež, lebo produkt nebude úspešný, pridávajú jednu za druhou. Navyše každá funkcia znamená peniaze a čas navyše. Nechcite všetko a hneď. Vždy sa dá pridať.

💡 Vraví sa, že ak ste produkt nasadili na trh bez chýb a nedokonalosti, tak ste ho nasadili neskoro. Zároveň 80 % zákazníkov používa 20 % produktových funkcií. Myslíte na to.

Aké ďalšie funkcie sú potrebné vyvinúť?

Táto časť sa volá produktový backlog. Funkcie, ktoré sa vám nezmestili do MVP verzie, kľudne hoďte sem. Postupne z nich bude produktový manažér vyberať a prioritizovať podľa potreby a spätnej väzby používateľov.

Môžete tiež funkciám priradiť prioritu 1-3. Skúste ich zoradiť napríklad do dvoch ďalších verzií produktu (v2.0, v3.0, …) ak je to potrebné. Takéto balíky funkcií sa vedia jednoduchšie naceniť a naplánovať.

Aká je vaša ďalšia predstava, kam by sa počas rokov mohol produkt ďalej vyvíjať?

Toto je relevantné najmä, ak už teraz viete, ako by váš produkt mal v budúcnosti vyzerať. Napríklad integrácie s ďalšími systémami, škálovanie do veľkých rozmerov či iných krajín. Chcete z neho spraviť dlhodobo udržateľný stabilný biznis alebo rýchlo vyrásť a predať? Aj to môže ovplyvniť rozhodovanie na koho sa zamerať a s akým produktom.

Obmedzenia a nastavenie spolupráce 

Každý produkt má svoje obmedzenia. Či už časové, budgetové, technické alebo ľudské. Od nich sa odvíja aj celkové nastavenie spolupráce s akýmkoľvek dodávateľom. Dávajú nám akési mantinely, v akých sa vieme pohybovať a nastavujú formu spolupráce a vzájomné očakávania medzi klientom a dodávateľom.

Cena, čas a kvalita

Koľko ste si na projekt vyhradili peňazí? Dokedy musí byť hotový? Stačí rámcovo. Je rozdiel robiť odhad, keď nevieme strop a iné je pripraviť ponuku, kde už vieme, kde sa musíme hýbať. Ako dodávateľ vždy tlačíme na kvalitu ako hlavný parameter, ale ak sú priority klienta inde, samozrejme tomu rozumieme a vieme sa prispôsobiť.

Tu treba mať na pamäti tri hlavné parametre, ktoré sú navzájom prepojené:

• cena
• kvalita
• rýchlosť

Ak máte už hotovú timeline, pridajte ju k zadaniu. Nadväzujú na produkt nejaké ďalšie firemné projekty? Máte už naplánovanú marketingovú kampaň? To všetko sú dôležité informácie.

Čo už ste stihli

Chápeme, že nie sme prvý ani jediný na koho sa s projektom obraciate. Ak už máte hotové akékoľvek analýzy, špecifikácie, prieskumy či akékoľvek iné výstupy od iných agentúr, určite nám ich zazdieľajte. Pomôžu nám zorientovať sa a urýchlia proces.

Brand a vizuálne obmedzenia

Máte definované brand kódy alebo dizajn manuál? Určite nám ho zazdieľajte. Má sa produkt vizuálne podobať na niektoré vaše produkty? Máte konkrétne predstavy o tom, ako by mal a nemal vyzerať? Pošlite nám ich. Kvalita dizajnu taktiež zásadne ovplyvňuje cenu. Stačí vášmu produktu “basic” dizajn? Alebo vyžadujete “premium” kvalitu? Je dobré vedieť v akých intenciách sa máme pohybovať.

Technické požiadavky

Bude sa integrovať s ďalšími systémami? Akými? Má byť kompatibilný s aktuálnym systémom alebo sa napájať na nejaký iný produkt? Na akých platformách má bežať a od akej verzie? Sem patria všetky technické nároky na produkt. S touto sekciou by vám mal pomôcť technický človek, ktorý dobre pozná firemné IT prostredie.

Role

S kým môžeme komunikovať? Kto je in-charge robiť rozhodnutia v rámci celého projektu? Toto je veľmi dôležitá otázka. Stáva sa totiž, že človek, ktorý píše zadanie a pripravuje projekt a ľudia, ktorí neskôr dávajú spätnú väzbu, sú úplne iné osoby. To často komplikuje proces. V úvode projektu sa totiž nastaví smer celého projektu. Potom už je náročné (a drahé) meniť kurz rozbehnutej lode. Dajte preto dôraz, aby dôležití stakeholderi vstúpili do tvorby zadania a “požehná ho” svojimi očakávaniami. Každý vo firme, koho sa finálny produkt nejakým spôsobom dotkne, by mal vstúpiť do tvorby zadania.

Aké sú očakávania na nás ako dodávateľa?

Čo je naša úloha? Čo sa očakáva, že do projektu prinesieme? Čomu sa naopak máme vyhnúť? Je dobré povedať si to dopredu. Externí partneri prinášajú inú perspektívu, dávajú priestor riešiť problém agilne bez limitu na prevádzku a majú odlišné tempo a postupy práce. Avšak rôzne agentúry preferujú rôzny typ spolupráce.

Naši klienti napríklad najviac oceňujú našu asertivitu. To, že preberáme zodpovednosť za produkt, akoby bol náš vlastný. O tom je pre nás partnerstvo. Dôležitou otázkou je aj to, čo bude, keď vám agentúra vyvinie produkt. Pri týchto otázkach je dobré byť zladení ešte v úvode spolupráce. Odporúčame tiež vypýtať si referencie od firiem alebo známych, ktorí už s danou agentúrou robili.

Záver

Ak ste sa dočítali sem, určite uznáte, že dať dokopy dobré zadanie nie je jednoduché :) Ale úprimne, za 10 rokov sa mi nestalo, že by niekto prišiel za nami s kompletným zadaním. Z pohľadu obsahu je to celkom jednoduchý proces. Ale nie jedna hlava sa zapotí, kým dáte dokopy všetky potrebné vstupy. Našťastie našou úlohou je tieto informácie od klientov postupne dostávať, či už na úvodných stretnutiach alebo na rôznych workshopoch.

V prípade akýchkoľvek otázok počas vyplňovania ma neváhajte kontaktovať cez LinkedIn alebo na e-mail michal.sleziak@goodrequest.com. Prajeme vám príjemné a produktívne premýšľanie nad vaším projektom!