Ako projektový manažment pomáha a prečo je pre klientov dôležitý

V priebehu rokov praxe som počul veľa argumentov a otázok proti projektovému manažmentu. Niektoré z nich možno spoznáte:

"Projektový manažment je mrhanie nákladov!"
"Nemala by tieto náklady pokryť agentúra?"
"Nemyslím si, že projektový manažment mi prinesie niečo plnohodnotné."
"Je to plytvanie časom, ktorého už aj tak máme nedostatok."

Čo majú tieto vyjadrenia spoločné? Presne! Je to táto otázka:

"Prečo je dôležitý projektový manažment a ako ním pomáhame klientovi?"

Začnem tým, že si uvedieme pár faktov o projektovom manažmente.

Čo je projektový manažment?

Projektový manažment je proces vedenia projektového tímu s cieľom naplánovať a riadiť projekt tak, aby úspešne dosiahol projektové ciele a výstupy pričom hlavnými obmedzeniami (vstupmi) sú zadanie, čas (dátum dodania) a rozpočet. Projektový manažment pokrýva 5 fáz projektu: inicializácia, plánovanie, vykonávanie, monitoring a kontrola, a ukončenie projektu.

Keď sa na to pozrieme detailnejšie, zistíme, že projektový manažér zabezpečuje nasledovné úlohy:

1. Vytvára projektovú dokumentáciu, dopĺňa a udržiava ju
2. Dáva dokopy všetky potrebné vstupy na začatie projektu (rozsah prác, zostavenie tímu, príprava plánu a gantt chartu)
3. Identifikuje a riadi riziká
4. Nastavuje pracovné procesy a tiež projektovú metodiku riadenia
5. Zostavuje projektové ciele spoločne s klientom pripadne analytikom, či dizajnérom
6. Kontroluje progres
7. Zabezpečuje tímovú kooperáciu a vhodnú spoluprácu
8. Riadi a kontroluje procesy na projekte
9. Pomáha s tímovou komunikáciou
10. Udržiava dobrú náladu v tíme a u klienta
11. Motivuje tím
12. Definuje priority spoločne s analytikom a klientom
13. Zmierňuje a eliminuje riziká
14. Reportuje progres klientovi
15. Riadi vhodné nastavenie kapacít na projekte
16. Vytvára alebo mení procesy k dosahovaniu lepších výsledkov
17. Riadi zmeny v zadaniach od klienta spoločne s analytikom
18. Sleduje a vyhodnocuje projektové ciele
19. Ukončuje projekt a odovzdáva projektovú dokumentáciu spoločne s tímom

Nie je toho málo a verím tomu, že ak toto číta projektový manažér, tak by našiel ešte zopár úloh, ktoré vykonáva navyše, pretože s každou jednou spoločnosťou sa menia aj zodpovednosti projektového manažéra.

Teraz už aspoň čiastočne vidíte prečo je dôležité, aby mal každý projekt svojho projektového manažéra.

Prečo je projektový manažment dôležitý? Pretože…

• budete schopní jasne formulovať účel a smerovanie výstupov vášho projektu, pričom sa ubezpečíte, že všetky zainteresované strany budú súhlasiť skôr, ako minú čas alebo peniaze.
• budete podrobne rozumieť požiadavkám, nákladom, rizikám, štandardom kvality a tímu potrebnému na to, aby boli vaše projekty úspešné.
• budete môcť monitorovať harmonogram, náklady a výstupy počas realizácie projektu… vždy budete vedieť, ako blízko alebo ďaleko ste od svojho plánu, a vždy budete môcť oznámiť reálny výsledok projektu zainteresovaným stranám (vaším zákazníkom).
• budete vedieť identifikovať, riadiť a eliminovať riziká, ktoré by mohli váš projekt odkloniť od úspechu.
• budete mať formálny proces na vzdelávanie sa, kde zistíte, čo funguje dobre a čo nie a následne budete môcť aplikovať tieto zistenia na aktuálny projekt a tým dosiahnuť lepšie výsledky alebo tento proces využijete na budúce projekty a zvýšite tým pravdepodobnosť úspechu týchto projektov.
• budete vedieť dôkladne sformulovať požiadavky a tým si vytvoríte "big-picture" pre celý projekt.
• budete mať jasne sformulované zameranie a ciele projektu, ktoré zabezpečujú správny plán na realizáciu vašich strategických cieľov a produkt tak prinesie skutočnú hodnotu používateľom.
• budete mať vytvorené a usporiadané procesy, ktoré zabezpečia, aby správni ľudia robili tie správne aktivity v tom správnom čase, počas celého projektového cyklu.

Aké výhody prináša projektový manažment?

Nejaké výhody sú už spomenuté vyššie, ale doplním zopár ďalších:

• Šetrí čas a peniaze – Zvýšením efektívnosti, zmiernením rizík a optimalizáciou zdrojov. Aj pri dodatočných nákladoch na investíciu do projektového manažéra môžu organizácie získať oveľa viac.
• Zabezpečuje transparentnú komunikáciu s klientom – Prostredníctvom pravidelného reportovania progresu, ukážkami dokončenej práce po častiach, vysvetlenie požiadaviek nie len z technického, ale aj z biznisového pohľadu.
• Pomáha robiť rozhodnutia, ktoré sú podložené dátami – Dáta sú získane práve vďaka projektovému manažmentu ako reporty, výsledky prác, spĺňanie plánu, chybovosť pri vývoji produktu, míňanie rozpočtu a ďalšie. Tieto vstupy je možné použiť pre výpočet presnejšieho ROI, ceny produktu alebo funkcionality, vytvorenie plánov a rozpočtov, a ďalšie.
• Podporuje súdržnosť medzi tímom a klientom – Klient je vtiahnutý priamo do vývojového procesu, v ktorom poskytuje požiadavky analytikovi a následne tieto požiadavky akceptuje počas ukážok dokončených prác s tímom.
• Slúži na profesionálnejšie a dôkladnejšie riadenie rizík – Riziká vznikajú pravidelne počas celého projektového cyklu. Riadenie rizík je jednou z dôležitých častí projektového manažmentu.
• Optimalizuje pracovné procesy – Prostredníctvom stretnutí tímu a diskutovania o problémoch, slabých miestach, rizikách a vylepšeniach pod vedením projektového manažéra, umožňujú, aby sa optimalizácii zaistil lepší priebeh a vo výsledku zlepšenie procesov.
• Je flexibilný voči zmenám –  Pravidelné ukážky a nasadenia produktu po každej funkcionalite, umožňuje lepšie reagovať na požiadavky trhu a používateľa. Vďaka zavedeným procesom je veľmi jednoduchá adaptácia na vzniknuté zmeny v požiadavkách alebo celom pláne.

Myšlienka na záver

Ak vás body zmienené vyššie stále nepresvedčili o výhodách projektového manažmentu, dovoľte mi na záver uviesť jeden príklad, ktorý by vás mohol presvedčiť.

Sú dva tímy vyvíjajúce crypto mobilnú aplikáciu. Jeden tím použil svoju šikovnosť, intuíciu a tvrdú prácu, aby aplikáciu dokončil. Druhý tím využíval projektový manažment.

Prvý tím mal obrovské maximá a obrovské minimá. Niektorí developeri dokonca vyhoreli. Nikdy nevedeli, kedy skončia, či odovzdajú aplikáciu načas a alebo či sú vôbec v rozpočte. Mohli zákazníkovi povedať len to, čo potrebovali urobiť ďalej. Čelili neustálym problémom s komunikáciou a väčšinou mali pocit, že sa veci vymkli kontrole.

Tím dva začal s plánom. Vedeli, kto má na projekte podiel. Vopred identifikovali hlavné predpoklady a obmedzenia. Svoje výstupy vybudovali včas, v rámci rozpočtu a s niekoľkými neočakávanými prerušeniami. Dôležité je však spomenúť, že udržiavali sústredené, no stabilné tempo, ktoré neviedlo k vyhoreniu. Stres zostal na minime a každý mal pocit, že má výsledok pod kontrolou.

To je to, čo projektový manažment dáva projektu prostredníctvom projektového manažéra.  Sústredená komunikácia, prioritné pracovné výstupy, stabilné pracovné prostredie bez stresu a hlavne s kontrolou nad projektom a jeho výstupom.

Dúfam, že vám tento článok pomohol a ponúkol vám nový pohľad na projektový manažment. Som Head of Projects v spoločnosti GoodRequest, s certifikáciou Scrum master, Prince 2 a 10 ročnými skúsenosťami v riadení projektov.

‍

Začínate s novým projektom? Neváhajte nás kontaktovať, pomôžeme vám vybudovať ďalší úspešný príbeh.