Zavedení nástroje pro zpětnou vazbu pro tisíce zaměstnanců společnosti Kia Slovakia

Kia Slovakia je jedním z největších zaměstnavatelů na Slovensku. Moderní závod v Žilině vyrobí ročně více než 300 000 automobilů, které se vyvážejí do celého světa. Výroba auta je komplexní proces, který vyžaduje mimořádnou organizaci celého výrobního řetězce. Za každým krokem ale stojí lidé. V současné době více než 3 700 lidí, kteří denně plní své úkoly, občas řeší neočekávané problémy nebo jen tak nezávazně diskutují při obědě v kantýně.

Největší výzvou byla u tohoto produktu různorodost aplikace. Původně jsme si mysleli, že se jedná o jednoduchou interní aplikaci pro zaměstnance, ale návrh informační architektury nás přesvědčil o opaku. Aplikace má více než 8 nosných funkcí, které by se daly považovat za samostatné produkty.

V GoodRequest nám záleží na tom, aby naše práce měla smysl a aby její výsledky pomáhaly dělat svět lepší. Jako firma se nechceme stavět za produkt, který uživatelům nepřináší hodnotu a nesplňuje očekávání klienta. Hned na první pohled jsme v designu našli řadu uživatelských chyb, proto jsme se rozhodli provést hloubkovou analýzu. Při té jsme se podívali na požadavky klienta a uživatelskou zkušenost.

• Jedním z hlavních požadavků klienta byl nativní vývoj, ale design nesplňoval pokyny Google Material Guidelines ani Apple Human Interface Guidelines.
• Design nebyl škálovatelný a v budoucnu by na něm nebylo možné stavět.
• Design nesplňoval základní požadavky přístupnosti –⁠ barevná škála nebyla přizpůsobena osobám s poruchou barvocitu.
• Původní designy byly zastaralé a neúplné – nedostatky by se odhalily při vývoji a přepracování a úpravy by způsobily výrazné navýšení nákladů.
• Systém designu vůbec neexistoval.

Jednou z našich hodnot v GoodRequest je Build to last. Naše produkty proto navrhujeme tak, aby obstály ve zkoušce času, byly dobře škálovatelné a udržitelné. Nemohli jsme tedy vyvinout produkt, který by tyto požadavky nesplňoval a stál by klienta v budoucnu zbytečně mnoho peněz. Dali jsme proto hlavy dohromady a předložili partnerovi design v našem podání, který splňoval požadavky, byl škálovatelný a v neposlední řadě zlepšoval uživatelskou zkušenost zaměstnanců. Děkujeme společnosti Kia, že nám projevila obrovskou důvěru a bez váhání nám umožnila udělat tento krok.

Abychom mohli projekt zahájit správně, museli jsme mít jistotu, že plně rozumíme požadavkům a očekáváním klienta. Zorganizovali jsme proto řadu schůzek, na kterých jsme jednotlivé požadavky do detailu probrali. Ptali jsme se, jaká má být přidaná hodnota, jaký problém se tím řeší, zda má význam pro zaměstnance nebo vedení, a při brainstormingu jsme zjišťovali využití a propojení s ostatními požadavky.

Jasně definované požadavky a cíle nám dodávají jistotu, že jsme s klienty na jedné vlně a posouváme se správným směrem.

Po definování požadavků klienta a úvodním průzkumu jsme přešli k designu. Jak bylo uvedeno výše, návrh informační architektury této aplikace nebyl vůbec jednoduchý. S vedoucími různých oddělení společnosti jsme museli vyřešit, jaké informace jsou pro jejich zaměstnance nejdůležitější. Na základě těchto rozhodnutí jsme pak stanovili priority funkcionalit aplikace. Aplikace se skládá z několika menších aplikací, které může uživatel používat. O jednotlivých aplikacích si můžete přečíst níže.

Všechny důležité informace, které uživatel potřebuje, jsou primárně na domovské obrazovce. Novinky a kalendář uživatel vidí bez nutnosti posouvání. Novinky jsou viditelné proto, aby uživatel zůstal v obraze, co se v Kia Slovakia děje, kalendář je k dispozici s dnešní a zítřejší směnou, případně s událostmi, které se v těchto dnech mají odehrát. Operátor má dále informaci o tom, na které pozici bude přesně pracovat během jednotlivých třetin HQS. Denně využívané služby, jako je jídelna a autobusová doprava, jsme umístili hned níže. O výplatní pásky byl mezi našimi zaměstnanci velký zájem, ale kvůli interakci pouze jednou měsíčně jsou na domovské obrazovce na čtvrté pozici. Nakonec uživatel vidí benefity, které může jako zaměstnanec společnosti Kia Slovakia využívat.

Kaizen je japonská filozofie zaměřená na neustálé zlepšování ve všech oblastech života. Při uplatnění v pracovní oblasti kaizen trvale zlepšuje všechny aspekty podnikání, od výroby po vedení a od ředitele po zaměstnance na montážní lince. Tuto filozofii jsme do aplikace přenesli v podobě Podnětů v hlavní navigaci. Každý zaměstnanec společnosti, bez ohledu na svoji pozici, má možnost sepsat podnět, který by zlepšil jeho pracovní prostředí či každodenní život ve firmě. Zaměstnancům mohou podněty lajkovat, což dává vedení přehled o tom, co zaměstnanci chtějí a potřebují. Tato filozofie obvykle přináší malá zlepšení, ale velké množství malých zlepšení přináší velké výsledky v celkovém zvyšování produktivity.

Kalendář – Design i pro osoby s poruchou barvocitu

Ranní, polední a noční směna. Může mít 8 nebo 12 hodin. Administrativní zaměstnanci, kteří pracují od 7:00 do 15:30 hod. Placená dovolená nebo firemní volno a k tomu akce pořádané firmou. Všechny tyto informace bylo nutné zobrazit v jednom kalendáři co nejjednodušeji, aby je uživatel mohl rozlišit na první pohled bez zbytečného prokliku na podrobnosti. Nejlepší volbou při zobrazování velkého množství informací na malé ploše, jako je kalendář, je jednoduchá ikonografie a použití barev.

‍

Podle Clinton eye trpí některou z forem poruchy barvocitu 1 z 12 mužů a 1 z 200 žen. Při více než 3 700 zaměstnancích musíme počítat s tím, že aplikace musí být použitelná i pro tyto lidi. Proto jsme všechny barvy v aplikaci navrhli tak, aby byly vizuálně rozpoznatelné pro každého uživatele. K ověření jsme použili tento nástroj.

Kontakt

Kontaktovat personální oddělení, vedoucího směny nebo záchrannou službu nemůže být rychlejší. Díky funkci Kontakty si může uživatel snadno a rychle vyhledat potřebný kontakt a během několika sekund získat jeho e-mail nebo telefonní číslo. Vyhledávání urychluje také vyhledávací panel a filtr, kde může uživatel filtrovat kontakty podle oddělení.

‍

Harmony chat

Jedním z hlavních cílů aplikace je zlepšení komunikace mezi vedením a zaměstnanci. Proto jsme do aplikace přidali Harmony chat, kde se každý zaměstnanec může spojit s poradenskou sekcí Harmony a sdělit své připomínky, návrhy na zlepšení či položit dotaz. Tímto chatem jsme spojili Viber, e-mail, telefonní hovory nebo klepání na dveře do jedné záložky.

Podcasty a rádio

Společnosti Kia záleží na tom, aby se zaměstnanci cítili ve firmě dobře, aby se cítili být její součástí a ne jen jako pracovníci. Kia pro ně proto vytvořila vlastní podcasty a rádio. V podcastech si mohou poslechnout zajímavé rozhovory se speciálními hosty, novinky ze světa Kia, ale i novinky z automobilového průmyslu či technologií. Kia rádio jim zpříjemňuje páteční směny.

‍

Peněženka – všechny výplaty pohromadě

Peněženka je výsledkem jednoho z hlavních cílů této aplikace. Pro zaměstnavatele nahrazuje tisk většiny výplatních pásek. Pro zaměstnance je místem, kde má pohromadě všechny výplatní pásky a už se mu nikdy nestane, že někde nějakou „zašantročí“.

Bezpečnost zaměstnanců je na prvním místě. Aby se výplatní páska nedostala do rukou cizí osoby, musí uživatel před vstupem do peněženky projít přes ověření – FaceID, TouchID nebo 6-místný kód PIN.

Galéria, dotazníky, pracovné ponuky a mnoho ďalšieho

Aplikace toho nabízí mnohem víc. Uživatel si může prohlédnout galerii, pro potenciální zaměstnance jsou tu zase k dispozici pracovní nabídky, které vidí i veřejnost. Zaměstnanci se mohou účastnit soutěží, využívat slevy v obchodech nebo si prohlédnout polední menu.

Jelikož je aplikace informační platformou pro zaměstnance, musí ji někdo v pozadí spravovat. Neodmyslitelnou součástí tohoto projektu proto bylo vytvoření administrativního prostředí. Jedná se o webovou aplikaci určenou k naplňování a zpracovávání obsahu pro zaměstnance. Jednou z nejdůležitějších funkcí jsou cílená oznámení – oznámení určená pouze pro určitou skupinu zaměstnanců – např. oddělení lakovny.

Zárukou dosažení vysoké kvality produktu je správně zvolený pracovní postup. U projektu těchto rozměrů, rozmanitosti a časové náročnosti je nejlepším přístupem SCRUM, agilní způsob projektového managementu. Zaměstnanci tak mohou řešit komplexní dynamické problémy a zároveň produktivně a kreativně dodávat produkty s nejvyšší možnou hodnotou pro uživatele. Během práce ve SCRUMu je tlak v projektovém prostředí mnohem menší. Lidé v týmu vědí, jaká je jejich úloha, a klient ví, jak celý proces funguje.

Od počátku jsme k vývoji přistupovali velmi důkladně a zodpovědně. Během vývoje jsme byli postaveni před řadu výzev. Jednou z nich byla funkcionalita „Chat s uživateli a správa chatu“ ze strany administrátorů. Další výzvou bylo zabezpečení komunikace mezi aplikací a backendem, který je interně pod zabezpečenou sítí klienta. Museli jsme vyzkoušet několik způsobů nastavení, než jsme našli to nejvhodnější. Mezi BE a aplikací jsme vytvořili bezpečnou komunikaci, abychom zabránili úniku výplatních pásek a osobních údajů. Další výzvou byly notifikace, které nás naučily, že i tak jasný požadavek vyžaduje důkladnější analýzu. Produkt jsme spouštěli postupně. První release jsme vydali těsně před Vánocemi 2021. Krásný dárek. O dva měsíce později, na konci února, jsme přidali nejsložitější funkcionalitu „chat“ s dalšími drobnými funkcionalitami.

Největším faktorem, který ukazuje úspěch aplikace, je počet uživatelů. Míra zapojení je 85 %, aplikaci si tedy stáhl a používá ji téměř každý zaměstnanec společnosti. Takhle vysoké číslo předčilo naše očekávání i očekávání klienta, což nás velmi těší. Kia potvrdila, že aplikace jim umožnila efektivněji a rychleji komunikovat se zaměstnanci, zejména v době pandemie a hospodářské krize, která vede k nedostatkům v dodavatelském řetězci. Informace o aktuálním dění, výrobních plánech nebo možných odstávkách se k zaměstnanci dostanou v horizontu sekund. Zobrazováním benefitů, slev a výhod nebo informováním o různých akcích a soutěžích ve firmě jsme zvýšili spokojenost a loajalitu zaměstnanců.

V neposlední řadě aplikace přispívá k ekologii a snižuje finanční náklady, protože již není třeba tisknout výplatní pásky, oznámení a mnohé další dokumenty.

Předáním aplikace naše spolupráce s Kia Slovakia neskončila. Aplikaci neustále spravujeme, řešíme případné bugy a už teď plánujeme společně s klientem další funkcionality, abychom aplikací přispěli ke spokojenosti zaměstnanců.