Scrum retrospektíva: čo to je?

‍Čo je to retrospektíva?

Už podľa názvu sa na jazyk natíska definícia...áno, retrospektíva je udalosť, ktorá nás nabáda sa obzrieť späť na udalosti, ktoré sa stali. Avšak, nie je to také jednoduché, ako sa na prvý pohľad môže zdať. Scrum retrospektíva je používaná v Agile prístupe ako príležitosť pre (Scrum) tím spoločne šibnúť pohľad na dokončený šprint, konštruktívne a otvorene sa zhodnotiť a vytvoriť si plán na zlepšenie, a to všetko ako tím, spoločne. Retrospektíva by mala byť tzv. "safe place" pre ľudí, aby sa nebáli zdieľať svoje pocity a postrehy, prichádzať s nápadmi ale aj kritikou. Je to míting, kde si máme vydýchnúť, nadýchnuť sa a načerpať sily na ďalší šprint. Hoci je šprint retrospektíva špeciálne nadizajnovaná pre potreby agilného vývoja a teda agilné tímy, môžeme ju adaptovať vskutku na takmer každý tím.

KTO: Scrum team

KEDY: Po dokončenom sprinte

AKO DLHO: max 1H

CIEĽ: zhodnotiť sa, pochopiť, nastaviť si plán na zlepšenie (Action items)

KTO?

Na retrospektíve by sa mal zúčastniť Scrum team (t.j. Scum master alebo projekt manažér, ktorý ju vedie + Product owner a celý development team). Na retrospektívu by nemali chodiť klienti a ani C-level manažéri firmy a to práve preto, aby sme vytvorili spomínanú atmosféru dôvery, bezpečia a prostredie bez stresu. Prítomnosť vyšších manažérov by mohla tím dostať do diskomfortu a teda by tím nemusel byť taký otvorený najmä k veciam, čo sa nepodarili.

KEDY?

Scrum retrospektíva by mala byť naplánovaná ihneď po skončení šprintu, aby sme mali v čerstvej pamäti všetko, čo sa počas šprintu udialo. Naši projekťáci v GoodRequest zvykli retrospektívou ukončiť šprint a rovno odštartovať druhý.

AKO DLHO?

Ako dlho je záludná otázka. Vo všeobecnosti by nemala retrospektíva pre 2 týždňový šprint trvať viac ako hodinu, avšak, pokiaľ má náš tím témy o ktorých sa rozprávať chce, nemusíme ho prerušovať a môžeme tento míting predĺžiť. Záleží na chuti. Rovnako, by sme nemali ľudí na tomto mítingu držať "nasilu", ak nemáme témy do diskusie alebo šlo všetko celkom hladko. Niekedy nám môže stačiť pokojne aj polhodina.

CIEĽ

Retrospektíva ma viesť ku zhodnoteniu tímu ako celku, má viesť k spoločnému porozumeniu a určitému zlepšeniu fungovania a procesov. A to všetko vďaka zdieľaniu feedbacku a nastaveniu si Action Items. Ale pozor! Retrospektíva nie je len o práci, nástrojoch alebo o konkrétnom šprinte, je aj o ľuďoch a budovaní vzťahov. Cieľ retrospektívy preto nie hnať náš tím do ešte lepších výsledkov, cieľ je aby sme vybudovali koherentný celok, ktorý sa bude chápať a ťahať za jeden povraz.

Ako viesť retrospektívu?

1. Príprava

• Identifikuj svoje publikum - komu plánujeme odovzdať výsledky retrospektívy? Je tento meeting určený len pre náš interný Scrum tím alebo tento míting modifikujeme a výsledky sa pretavia aj do širšieho fungovania firmy? Zodpovedaj si tieto otázky, aby bolo pre teba ľahšie nastaviť si plán.
• Identifikuj metriky - treba sa pozrieť na timeline projektu vrátanie miľníkov a reportov, a tiež si treba zhodnotiť kritéria úspešnosti projektu. Odpovedz si na otázku, ako projekt prebiehal a aké vstupy môžem ako líder mítingu do retrospektívy priniesť. Pracuj s reálnymi dátami.
• Vytvor si agendu - rozhodni sa, ako chceš viesť rôzne časti mítingu. Akú formu retrospektívy vyberieš a či použiješ online nástroje alebo máš možnosť všetkých "zatvoriť" na jednom mieste.
• Naplánuj míting a pozvi tím- meeting plánuj aspoň 3 dni dopredu 🙂

2. Meeting

• Welcome - Spomeň si na najlepšiu prezentáciu alebo meeting aký si videl/-a a na ten najhorší. Ako to prebiehalo? Tie dobré sú väčšinou vtipné a ihneď pritiahnu pozornosť ľudí. Práve preto môžeš začať míting nejakým icebreakerom, ktorý prinúti ľudí sa usmiať a pozitívne sa naladiť.
• Vysvetli význam - nie je nič horšie, ako keď ľudia nerozumejú, prečo majú mať ďalší meeting. Vysvetli význam retrospektívy a aj to, čo má priniesť.
• Vytvor jednotné povedomie - vďaka rôznym formám retrospektívy vieš vytvoriť atmosféru jednotného pochopenia témy mítingu, vďaka čomu sa ti bude lepšie s tímom pracovať.
• Generovanie dát - toto je jadro retrospektívy, kde tím produkuje informácie o tom, čo sa počas šprintu podarilo a čo sa nepodarilo. Môže sa stať, že tím skĺzne do fázy "čo s tým ideme robiť", pričom treba tímu pripomenúť, že to budeme rozoberať neskôr, táto fáza je o generovaní dát.
• Diskusia - v tejto časti sa spolu s tímom rozprávaj o ich názoroch a postrehoch a vnímaj náladu ako aj obsah. Nesúď. Ba práve naopak, moderuj diskusiu a nabádaj ostatných aby sa zapájali. V tejto časti sa snažíme prísť na to, čo môžeme robiť preto, aby náš ďalší šprint išiel hladšie.
• Action items  - počas diskusie si zapíš nápady a transformuj ich do jasných action items. Uisti sa, že každá jedna action item má osobu zodpovednú za jej splnenie, avšak pozor na ich počet. Ak je ich veľa a tím nevie splniť záväzok, vie to byť veľmi demotivujúci faktor. Pokojne stačí jedna, či dve s tým, že budú určite splnené.
• Uzatvorenie mítingu a hodnotenie - Zosumarizuj, na čom ste sa dohodli, daj tímu svoj feedback, ako hodnotíš retrospektívu a ak cítiš potrebu niekoho priamo pochváliť za vykonanú prácu, toto je dobrý čas, kedy to spraviť. Uisti tím v tom, že vieš, že všetci robia maximum a že si na nich všetkých hrdý/-a. Spýtaj sa tiež na spätnú väzbu, aby aj tebe bolo jasné, ako tím vnímal tento míting.

Retrospektívu robíme preto, aby sme sa všetci v tíme kontinuálne zlepšovali, nastavovali si zrkadlo a zvyšovali transparentnosť. Ak je tento meeting vedený agilným mindesetom, môže nám pomôcť vytvoriť prostredie pre prácu, v ktorom sa všetci budeme cítiť lepšie. Verím, že ti tento článok pomohol v základnom pochopení v tom "ČO" a "AKO".

Snažila som sa zabaliť všetky dôležité kompontenty do pomyselnej malej škatuľky a dať na ňu pečiatku Retrospektíva. Tento míting má však omnoho viac zákutí a preto, ak ťa zaujímajú prípady, kedy sa môže retrospektíva ľahko zvrtnúť na hell meeting, stay tunned, v ďalšom článku sa pozrieme na najčastejšie chyby, či situácie, kvôli ktorým sa tento ľúbivý meeting môže stať kontraproduktívny.