KickOff meeting – začiatok úspešného projektu

KickOff meeting je prvým stretnutím medzi projektovým tímom a klientom pri spustení nového projektu, či už ide o vývoj webových alebo mobilných aplikácií. Závisí od neho úspech celého projektu, a preto by ste ho určite nemali podceniť. Jeho účelom je predstaviť tím, pochopiť pozadie projektu, určiť si, ako má vyzerať úspešný projekt, pochopiť, čo všetko preto treba urobiť, a dohodnúť sa na tom, ako efektívne spolupracovať. Hlavným cieľom tohto stretnutia je dostať sa s klientom už od začiatku na jednu vlnu.

Bezpochyby sa jedná o kľúčovú schôdzku, ktorá nastavuje tempo pre celý projekt, takže keď KickOff meeting podceníme, môže to ovplyvniť vývoj projektu už v jeho začiatkoch. Po stretnutí by mali tím aj klient odchádzať motivovaní a informovaní, aby sa projekt mohol úspešne posunúť vpred.

Čo teda rozhoduje o tom, či je KickOff dobrý alebo zlý? Na túto otázku existuje jednoduchá odpoveď. Skvelý KickOff je výsledkom dôkladnej prípravy a plánovania a vyžaduje si viac než šťastie a 10 minút prípravy pred stretnutím. Ešte pred samotným stretnutím s klientom si treba spraviť domáce úlohy a stretnúť sa s tímom interne.

Interný projektový KickOff meeting

Správne informovaný tím a kvalitne pripravený plán vám pomôžu vyťažiť z prvotnej diskusie s klientom čo najviac. Je preto dôležité, aby zainteresovaný tím vedel o klientovi, čo sa dá. Predídete tak nezmyselným otázkam a diskusiám v rámci tímu, kedy by ste mohli zneistiť klienta, či si vybral správneho partnera. Jednou z hlavných častí interného stretnutia je prejsť si plán ako sa k projektu postaviť, keďže každý projekt je špecifický.

Každý meeting by mal mať stanovený program, ktorý treba členom tímu zaslať vopred, aby sa aj oni stihli pripraviť. Predídete tak zbytočnému zdržaniu počas stretnutia, ktoré by malo šlapať ako hodinky. Aj keď je každý projekt iný, interný KickOff by mal pokryť nasledovné oblasti:

• Predstavenie – Zoznámenie členov tímu a určenie, kto bude na čom robiť.
• Klient – Kto je náš klient a čím sa zaoberá?
• Projekt - Prečo to robíme? Ako to pomôže klientovi rásť? Kedy bude projekt úspešný pre nás a kedy pre klienta?
• Rozsah projektu - Čo urobíme? Čo je a čo už nie je súčasťou špecifikácie?
• Prístup - Ako to urobíme? Použijeme osvedčené postupy alebo skúsime niečo nové?
• Úlohy a harmonogram – Kto čo urobí a kedy? Kto bude zodpovedný za výstupy?
• Tímová práca - Ako budeme spolupracovať? Aké nástroje využijeme? Kedy sa budeme stretávať?
• Klientský KickOff – Ako sa pripravíme na KickOff s klientom?
• Q&A - Čo sme si nepovedali?

O tom ako efektívne zorganizovať meeting sme sa venovali v článku PORADA - Zabijak produktivity v práci.

KickOff meeting s klientom

Ešte pred samotným KickOffom je vhodné, ak sa projektový manažér stretne s klientom bez projektového tímu. Je to príležitosť na začatie budovania vzťahu s klientom, ale aj na výmenu základných informácií o očakávaniach, komunikácii a tíme. Toto stretnutie môže tiež manažér využiť na oboznámenie klienta s agendou KickOff stretnutia a jej prípadné pozmenenie.

Cieľom samotného KickOff meetingu s klientom je lepšie pochopiť očakávania klienta a ostatných zainteresovaných strán, detailnejšie sa oboznámiť s pozadím projektu, ale aj zhodnúť sa na jednotlivých častiach projektového plánu. Počas tohto stretnutia by sa už nemal riešiť rozsah projektu a jeho zmeny, skôr by malo slúžiť na stanovenie míľnikov a iterácií, prípadne na doladenie prístupu k projektu. Agenda stretnutia môže byť napríklad takáto:

• Úvodné informácie - Kto pracuje na projekte a aká je jeho úloha? Kto bude schvaľovať výstupy? (Predstavenie RACI matice, ktorá v prehľadnej forme určuje zodpovedné, schvaľujúce, konzultujúce a informované osoby.)
• Pozadie projektu - Ako projekt zapadá do širšej stratégie klienta? Aké projekty mu predchádzali a aké sa budú od neho odvíjať? (Tieto veci by už mali byť známe klientovi aj projektovému manažérovi a v tejto fáze s nimi oboznámia tím.)
• Projektový brífing - Aký je problém alebo potreba zákazníka, ktorú má projekt vyriešiť? Sú k dispozícii dáta, z ktorých môžeme vychádzať?
• Očakávania - Ako budeme vedieť, či sme úspešní a čo zlyhalo? Aké ciele chceme dosiahnuť?
• Riadenie projektu - Aký bude časový harmonogram, výstupy, riziká, roly, ako sa bude pristupovať k reportingu a riadeniu zmien? Je dôležité prebrať aj nástroje, ktoré sa používajú na riadenie projektu a zapojiť do ich používania aj klienta.
• Q&A - O čom sme ešte nehovorili a mali by sme?
• Čo ďalej - Aké sú ďalšie kroky? Čím sa bude v projekte pokračovať?

Po KickOff meetingu by mali byť projektový tím a klient v súlade v otázkach cieľov, časového harmonogramu, komunikácie a prístupu k riadeniu projektu. Môžu si tiež stanoviť termín ďalšieho stretnutia a rozbehnúť úspešnú spoluprácu.

Kick off meeting je v GoodRequest štandardnou súčasťou procesu špecifikácie pred začatím projektu i počas jeho realizácie.   
Klient je dôležitou súčasťou tímu. Zaujal Vás náš proces? Zistite o nás viac.