#grpartners: úspešná spolupráca na viacerých projektoch so spoločnosťou Mazars

Medzinárodné partnerstvo s globálnou organizáciou

Mazars je medzinárodné integrované partnerstvo, ktoré sa špecializuje na audit, účtovníctvo, poradenstvo, ale aj daňové a právne služby. Spoločnosť pôsobí vo vyše 90 krajinách a zamestnáva 42 400 odborníkov – 26 000+ v integrovanom partnerstve a 16 000+ v rámci Mazars North America Alliance. Vďaka neustálemu rozvoju znalostí, zručností a technológií čí citu pre kultúrne špecifiká poskytuje na mieru šité služby.

Projekt, ktorý spoluprácu odštartoval: UX Design pre webovú aplikáciu PayMap

Cieľom našej prvej spolupráce bol vývoj webovej aplikácie PayMap, ktorej úlohou je spracovanie širokej škály dát pre mzdové podklady nadnárodných spoločností. Dôležitou súčasťou spolupráce je taktiež dizajn webovej aplikácie, ktorý sme odštartovali dôkladnou UX analýzou a definíciou problému, ktorý ma PayMap vyriešiť a spoznať požiadavky budúcich používateľov. Vďaka výstupom z analýz bolo možné efektívne prejsť do tvorby informačnej architektúry a UI dizajnu informačného systému.

Hlavným benefitom produktu je spracovanie podkladov na mzdy aj napriek špecifickým vstupným dátam naprieč krajinami. Taktiež ich prehľadná grafická interpretácia, ktorá používateľov odbremení od neprehľadnej práce s obrovskými tabuľkami. Úlohou informačného systému je taktiež zachytiť a upozorniť na chýbajúce informácie či vzniknuté chyby pri spracovaní.

Stvorenie Atény "bohyne múdrosti": Riadenie projektových aktivít pomocou vlastného systému hodnotenia

Cieľom našej prvej spolupráce s britskou pobočkou Mazars bolo vytvoriť interný webový nástroj na efektívne riadenie projektových zákaziek, z ktorých každá predstavuje spoločnosť auditovanú spoločnosťou Mazars. Nástroj obsahuje vlastný hodnotiaci systém a poskytuje komplexné vizualizácie výstupov auditu, progresu a všetkých náležitostí, ktoré je potrebné napraviť pre úspešné ukončenie auditu.

Kick-off projektu

Projekt sme odštartovali zhromažďovaním požiadaviek od klienta čisto remote. Pre predstavu išlo o sériu mailov, množstvo operatívnej diskusie cez Slack a 5 videokonferencií, v rámci ktorých sme prešli od wireframov od klienta až po odklepnutie finálneho návrhu. Čo ako si môžete predstaviť bolo v niektorých prípadoch neefektívne. Avšak poučili sme sa a pri nasledujúcom projekte sme k projektu pristúpili efektívnejšie, o tom však viac neskôr.

Priebeh projektu

V GoodRequest aplikujeme výlučne agilné metodiky riadenia projektov a vzhľadom na krátky časový rámec projektu, trval 2,5 mesiaca, sme zvolili rámec ScrumBan, ktorý sa dobre hodí na takýto typ projektu.

Fázu vývoja sme začali ihneď, ako sme si s tímom prešli prvotne spísané požiadavky v rámci "refinement". Toto stretnutie sme opakovali každý týždeň, až kým sme všetky požiadavky nemali vyjasnené.

Aby sme zabezpečili transparentnosť a overili náš pokrok v porovnaní s požiadavkami, organizovali sme mesačné DEMO stretnutia s klientom. Tieto meetingy boli príležitosť prezentovať klientovi naše výstupy a potvrdiť, či sú v súlade s jeho očakávaniami. Takýto “double check” fungoval výborne, čo sa ukázalo už počas druhého DEMA, kde sme prišli na to, že projekt si vyžaduje nie 10, ale 100 detailov. Toto zistenie nás prinútilo mierne pozmeniť koncept. Avšak ihneď počas stretnutia sme sa dohodli, ako tieto zmeny dizajnovo uchopiť a finalizáciu projektu sme stihli v dohodnutom termíne.

Čo sa dalo urobiť inak?

Čo by som to bol za projekťáka, keby som pri spätnom pohľade nevypichol aj pár poučení z tohto projektu, ku ktorým by sme v budúcich projektoch pristupovali inak:

Osobné stretnutia: Namiesto toho, aby sme sa spoliehali len na videokonferencie, uprednostnili by sme osobné stretnutia s klientom. To by nám umožnilo dôkladne prediskutovať a pochopiť celý rozsah projektu a podrobne sa venovať každému bodu.

Zapojenie dizajnérov: Zabezpečte ich účasť na stretnutiach, aby prípadne zmeny navnímali priamo z diskusie a niektoré veci sa vám možno podarí vyriešiť real-time.

Prechod z developera na partnera: Mazars Portal

Na základe pozitívnych skúseností s projektom Mazars-Athena sme boli oslovení, či dokážeme v krátkom čase vytvoriť webový produkt, ktorý dokáže vizualizovať výsledky penetračných testov. Klient prišiel s konkrétnym cieľom a návrhom na základe svojich pozorovaní konkurenčných produktov.

Proaktívne sme vytvorili dizajn niekoľkých obrazoviek a dashboardu, aby sme si overili pochopenie požiadaviek klienta. Po zosúladení cieľa, časového harmonogramu a rozpočtu sme už o dva dni neskôr dostali významnú zmenu cieľa: "Konečný používateľ si produkt predstavuje inak!"

Tak ako som načrtol pri prechádzajúcom projekte, osobné stretnutie dokáže skutočne poskytnúť zásadne vyššiu úroveň porozumenia a odštartovať projekt lepšie. Preto sme tentokrát odcestovali do Londýna, kde sme si s klientom sadli, aby sme spoločne vytvorili celý produkt. Počas jednodňového workshopu sme zapojili dizajnéra, ktorý sa k nám pripojil prostredníctvom hovoru a v reálnom čase prekresľoval wireframy. Vďaka tejto forme sme štyri videokonferencie nahradili jedným osobným stretnutím. Tento prístup posunul našu úlohu z vývojárov na dôveryhodného partnera.

Ambiciózny, ale realistický plán

Po aktualizácii roadmapy a jej predstavení tímu sme sa spoločne zhodli, že ide o realistický plán vzhľadom aj napriek blízkemu termínu dodania a okamžite sme sa pustili do práce.

Aby sme zabezpečili komplexný prístup a plynulý postup, každý člen tímu interne predstavil ukážku svojej práce. Tento postup nám umožnil nielen prezentovať pokrok, ale tiež nám pomohol identifikovať a odstrániť všetky drobné nedostatky v priebehu práce.

Ako sa projekt blížil k dokončeniu, objavilo sa niekoľko nových požiadaviek. Spolu s klientom sme pracovali ako jeden súdržný tím na implementácii týchto zmien. Vzájomne sme sa dohodli na miernej úprave termínu druhého míľnika, čím sme zabezpečili plynulé pokračovanie spolupráce.

Rovnako ako kick-off projektu tak aj pri záverečnom deme sme navštívili klienta v Londýne, kde sme nielen odprezentovali našu prácu ale aj získali cennú spätnú väzbu pre ďalšie zlepšenia alebo potenciálne nové projekty.