Ako sa pripraviť na demo alebo prezentáciu softvérového projektu?

Možno to bolo práve tým, že jeho prezentácia za veľa nestála. 
Ľudia sa riadia pocitmi. Prvý dojem je často zároveň aj  najdôležitejším. Rozhoduje o tom, ako sa bude ďalšia spolupráca uberať. Preto je vhodné sa na prezentáciu poriadne pripraviť a neodfláknuť ju.

V GoodRequest máme 3 pravidlá meetingu:
- Cieľ
- Proces
- Vizualizácia

‍

Aj keď sa na prvý pohľad môže zdať, že sa jedná o banálnu "ukážku toho, čo je hotové". No zdanie môže klamať. Tieto 3 pravidlá sa hodia aj na prezentáciu dema alebo finálneho projektu, a preto sa ich budeme aj v tomto procese držať.

Cieľ prezentácie

Cieľ prezentácie si určujeme na základe typu projektu. V rámci softvérového vývoja sa najčastejšie stretávame s týmito:

Interné demo

Firemná prezentácia pred tímom ľudí, ktorí nie sú zainteresovaní do projektu, ale dokážu priniesť kvalitnú spätnú väzbu. Cieľom je zhodnotiť úroveň prezentácie práce tímu na projekte a doladiť súčasný stav pred tým, ako pôjde pred klienta. Aj keď sa na jednu stranu môže tento typ prezentácie javiť ako "nepotrebný", na ktorý sa až tak pripravovať netreba, je to veľký omyl. Kolegovia bývajú často veľmi detailní, všímaví a tak ich možno považovať za skvelé publikum. Absolvovať interné demo je super spôsob, ako sa prichystať na klienta. Ťažko na cvičisku, ľahko na bojisku. ;)

Klientské demo

Projekty, na ktorých sa pracuje dlhšie obdobie sú rozdelené do fáz. Každá z týchto fáz by mala mať aj svoju prezentáciu spojenú s odovzdaním aktuálnych míľnikov. Pri prezentácií týchto čiastkových výsledkov je najdôležitejšie ukázať klientovi, kde sa momentálne nachádzame a vysvetliť mu, čo je hotové a na čom sa ešte pracuje. Prvé klientské demo väčšinou určuje vývoj celej spolupráce počas projektu.

Akceptačná  prezentácia

Finálna prezentácia projektu je veľmi dôležitá. Treba sa na ňu poriadne pripraviť a nenechať nič na náhodu. Cieľom  je ukázať svoju prácu v čo najlepšom svetle a predstaviť ju ako finálny produkt. 
Dobre zvládnutá akceptačná prezentácia nezabezpečí len to, že klient bude spokojný, ale aj otvorí dvere k novým možnostiam či projektom.

Dôležité je položiť si ešte pred prezentáciou základnú otázku: 
"Ak by si ľudia z prezentácie zapamätali len jednu vec, čo by to malo byť?"

Proces

Plánuj

Naplánuj si postup a drž sa ho. "Nie je nič horšie", ako keď počas prezentácie improvizuješ a omylom spustíš funkcionalitu, ktorú ešte nemáte hotovú alebo vieš, že je ešte "nedokonalá". Ideálne je vytvoriť si happy path, (ideálnu cestu / scenár) na ktorej klientovi ukážeš celý proces bez omylov a nepríjemností. Byť pripravený sa oplatí!

Testuj, testuj a znova testuj

Či už ide o techniku, pripojenie alebo funkcionalitu, pred každým demom alebo finálnou prezentáciu je nutné všetko otestovať. Ak si počas testovania narazil na niečo, čo už nestíhate opraviť, daj o tom klientovi vopred vedieť. Obvykle to nedopadne dobre, keď klient danú chybu objaví sám alebo sa ju pred prezentáciou narýchlo snažíte opraviť.

Zbav sa všetkého, čo môže rozptyľovať

Aj dobre spracovanú prezentáciu možno pokaziť, ak počas nej teba alebo klienta niečo rozptyľuje. Skontroluj si preto  pred každou prezentáciou všetko z nasledujúceho checklist-u. Určite to bez ruchov dopadne lepšie.

• Vypni si e-mailového klienta
• Skontroluj, či je Slack vypnutý alebo nastavený do not disturb mód
• Vypni si zvonenie na mobile
• Zavri všetky okná, ktoré nemusia byť otvorené (kvôli prípadnému hluku z ulice)
• Zapni si funkciu nerušiť

Pozvi správnych ľudí

Priprav sa na agendu prezentácie v predstihu. Pokiaľ očakávaš technické otázky zavolaj skúseného vyvojára. Ide o prezentáciu dizajnu? Prizvi UX/UI dizajnéra. Najlepšie takého, čo projekt pozná. Neboj sa zavolať viac ľudí, ktorí sú pre projekt relevantní. U klienta to vyvolá pocit, že na ňom záleží a firma sa snaží vyvarovať nedostatočným odpovediam.

Nepodceň úlohu facilitátora

Facilitácia konverzácie je pri prezentácií dema veľmi dôležitá. Facilitátor rozhoduje o tom, kam sa bude konverzácia uberať a nedovolí, aby bola vedená nesprávnym smerom. Ak si už demo prezentoval, určite spoznávaš situáciu, kedy bol jeden z účastníkov tzv. featurista. Jedná sa o človeka, ktorý počas prezentácie komentuje požiadavky navyše mimo scope projektu. Featurista väčšinou stiahne celú skupinu a tomuto sa chceš zaručene vyvarovať.
Úlohou facilitátora je takýchto ľudí usmerniť s ohľadom na  časový rámec a cieľ prezentácie.

Zapisovateľ je nutnosť

Zabezpeč, aby niekto z tímu zapisoval všetko dôležité. Je nutné si zapísať nielen všetky pripomienky klientov, ale aj prípadné neverbálne reakcie. Niekedy sa z pozorovania vieš toho dozvedieť viac ako očakávaš. Napríklad, čo si o produkte naozaj klient myslí. Jeho reakcie ti napovedia, či smerujete podľa predstáv. 
Zapisovateľom by mal byť niekto iný ako ten, kto vedie prezentáciu. ;-)

Vizualizácia

Texty a obrázky sú pre klienta dôležité

Prezentuješ pred klientom? To čo sa tebe môže javiť ako banalita, napr. texty, ktoré vieš zmeniť šmahom ruky, je pre klienta často podstatné. Lorem ipsum je text, ktorý sa v kvalitnej prezentácií proste nachádzať nesmie. To isté platí pre obrázky. Klienta určite viac poteší obrázok jeho spoločnosti, než nerelevantný, narýchlo nájdený obrázok. Je to detail. Ale o tomto to predsa je. O malých podstatných detailoch, ktoré tvoria celok.

Ukazuj iba to podstatné

Prezentuješ webovú aplikáciu? Nastav si fullscreen a otvor si všetko potrebné vopred. Načítavanie je nepriateľ, ktorý uberie z plusových bodíkov.

Ideš prezentovať dizajny? Klikateľný prototyp je cesta, ktorá klienta zaručene očarí. Pridaj pár prechodov, ktoré pripomínajú finálny stav a máš vyhraté.  

Prezentácia na diaľku

Aj prezentácia na diaľku môže mať svoju kvalitu. Ale čo musíme zmieniť je, že úspech ako pri prezentácií naživo to zrejme nebude. 
Ubezpeč sa, že máš na mieste dobré internetové pripojenie. Pôsobí veľmi neprofesionálne, ak polovica prezentácie seká a klient všetko počuje ako cez pokazené rádio. 
Chceš mať kvalitný zvuk? Zainvestuj a kúp si kvalitný mikrofón a reproduktor určený na konferenčné telefonáty.

Tvoj checklist pre úspešnú prezentáciu projektu

• Cieľ
• Agenda
• Happy path
• Poriadne otestovaná verzia
• Zoznam nefunkčností
• Odstránené rozptýlenia
• Správne zvolený tím účastníkov
• Facilitátor
• Zapisovateľ
• Zaujímavé texty a obrázky "na mieru"
• Spoľahlivá a funkčná technika
• Prázdna plocha

Záleží ti okrem pôsobivej prezentácie aj na správne nastavených procesoch? Inšpiruj sa našim procesom tvorby briefu webstránky, alebo UX/UI procesom v niekoľkých prehľadných krokoch.