Zlepšenie systému internej komunikácie pre zamestnancov fabriky Kia Slovakia

Kia Slovakia je jedným z najväčších zamestnávateľov na Slovensku. Moderný závod v Žiline ročne vyrobí viac ako 300 000 automobilov, ktoré sú exportované do celého sveta. Výroba automobilov je komplexný proces, ktorý si vyžaduje mimoriadnu organizáciu celého výrobného reťazca. Za každým krokom však stoja ľudia. Aktuálne viac ako 3 700 ľudí, ktorí plnia svoje každodenné úlohy, občas riešia nečakané problémy alebo len tak nezáväzne diskutujú pri obede v kantíne.

Najväčšou výzvou tohto produktu bola rôznorodosť aplikácie. Hoci sme si spočiatku mysleli, že ide o jednoduchú internú aplikáciu pre zamestnancov, návrh informačnej architektúry nás presvedčil o opaku. Aplikácia sa skladá z viac ako 8 nosných funkcií, ktoré sme mohli považovať za samostatné produkty.

V GoodRequest nám záleží na tom, aby naša práca mala zmysel a aby jej výsledky pomáhali robiť svet lepším. Ako spoločnosť nechceme stáť za produktom, ktorý neprináša používateľovi hodnotu a nespĺňa očakávania klienta. Už na prvý pohľad sme v dizajne našli veľa používateľských chýb, preto sme sa rozhodli vykonať hĺbkovú analýzu. Počas analýzy sme sa pozreli na požiadavky klienta a používateľský zážitok.

• Jednou z hlavných požiadaviek klienta bol natívny vývoj, dizajn ale nespĺňal Google Material Guidelines alebo Apple Human Interface Guidelines.
• Dizajn nebol škálovateľný, v budúcnosti by sa na ňom nedalo stavať.
• Dizajn nespĺňal základné accessibility požiadavky - farebná škála nebola prispôsobená ľuďom s poruchou farbocitu.
• Pôvodné dizajny boli neaktuálne a nekompletné - nedostatky by sa odhalili pri vývoji a spôsobili by značné navýšenie nákladov z dôvodu prerábok a úprav.
• Dizajn systém neexistoval.

Jednou z našich hodnôt v GoodRequest je Build to last. Naše produkty teda tvoríme tak, aby vydržali skúšku času, boli dobre škálovateľné a udržateľné. Nemohli sme preto vyvinúť produkt, ktorý tieto požiadavky nespĺňal a stál by klienta zbytočne veľa peňazí v budúcnosti. Preto sme dali hlavy dohromady a partnerovi predstavili dizajn v našom podaní tak, aby spĺňal požiadavky, bol škálovateľný a v neposlednom rade zlepšil používateľskú skúsenosť zamestnancov. Ďakujeme spoločnosti Kia, že nám prejavila obrovskú dôveru a bez váhania nám umožnila tento krok urobiť.

Aby sme projekt začali správne, museli sme si byť istí, že plne chápeme požiadavky a očakávania klienta. Preto sme zorganizovali sériu meetingov, kde sme si každú požiadavku prebrali do detailu. Pýtali sme sa, aká je jej pridaná hodnota, aký problém rieši, či má význam pre zamestnanca alebo vedenie, a brainstormovali sme jej využitie a prepojenie so zvyšnými požiadavkami.

‍Jasne zadefinované požiadavky a ciele sú pre nás istotou, že sme s klientom na jednej vlne a smerujeme správnym smerom.

Po zadefinovaní požiadaviek klienta a úvodnom výskume sme prešli na dizajn. Ako sme spomenuli vyššie, návrh informačnej architektúry tejto aplikácie vôbec nebol jednoduchý. S vedúcimi rôznych oddelení firmy sme museli vyriešiť, aké informácie sú pre ich zamestnancov najdôležitejšie. Na základe týchto rozhodnutí sme prioritizovali funkcionality aplikácie. Aplikácia sa skladá z niekoľkých menších aplikácií, ktoré môže používateľ používať. O jednotlivých aplikáciách si môžete prečítať nižšie.

Všetky dôležité informácie, ktoré používateľ potrebuje, sú primárne na domovskej obrazovke. Novinky a kalendár vidí používateľ bez potreby scrollu. Novinky vidí, aby ostal v obraze s tým, čo sa deje v Kia Slovakia, kalendár je k dispozícii s dnešnou a zajtrajšou zmenou, poprípade s udalosťou, ktorá sa v týchto dňoch koná. Operátor má aj informáciu, na ktorej presne pozícii bude pracovať počas jednotlivých tretinách HQS. Služby, ktoré využíva každý deň, ako jedáleň a autobusová doprava, sme umiestnili hneď nižšie. Výplatné pásky boli veľmi žiadané našimi zamestnancami, ale kvôli interakcii iba raz za mesiac sú na štvrtej pozícii domovskej obrazovky. Nakoniec používateľ vidí benefity, ktoré môže ako zamestnanec Kia Slovakia využívať.

Podnety - Počuli ste už o japonskej filozofii Kaizen?

Kaizen je japonská filozofia zameraná na trvalé zlepšenie vo všetkých oblastiach života. Pri uplatnení v pracovnej oblasti kaizen trvalo zlepšuje všetky aspekty podnikania, od výroby po vedenie a od riaditeľa po zamestnancov na montážnej linke. Túto filozofiu sme do aplikácie preniesli v podobe Podnetov v hlavnej navigácii. Každý zamestnanec v spoločnosti, nehľadiac na jeho pozíciu, má možnosť napísať podnet, ktorý by zlepšil jeho pracovné prostredie alebo bežný život vo firme. Zamestnanci podnety môžu lajkovať, čo dáva vedeniu prehľad o tom, čo zamestnanci chcú a potrebujú. Táto filozofia zvyčajne prináša malé zlepšenia, avšak veľký počet malých zlepšení prináša veľké výsledky v celkovom zvyšovaní produktivity.

Kalendár - Dizajn aj pre ľudí s poruchou farbocitu

Ranná, obedňajšia a nočná zmena. Môže mať 8 alebo 12 hodín. Administratívni zamestnanci, ktorí pracujú od 7.00 do 15.30 hod. Platená dovolenka či firemné voľno a k tomu udalosti organizované firmou. Všetky tieto informácie bolo potrebné zobraziť v jednom kalendári čo najjednoduchšie, aby ich používateľ rozlíšil na prvý pohľad bez zbytočného prekliku do detailu. Najlepšou voľbou pri zobrazení veľkého množstva informácií na malej ploche, ako je kalendár je, jednoduchá ikonografia a využitie farieb.

‍

Podľa Clinton eye trpí 1 z 12 mužov a 1 z 200 žien nejakou formou poruchy farbocitu. Pri 3 700+ zamestnancoch musíme počítať s tým, že aplikácia musí byť použiteľná aj pre týchto ľudí. Preto sme všetky farby v aplikácii navrhli tak, aby boli vizuálne rozpoznateľné pre každého používateľa. Na overenie sme použili tento tool.

Kontakty

Skontaktovať sa s HR, vedúcim zmeny alebo kontaktovať záchrannú službu nemôže byť rýchlejšie. Vďaka funkcii Kontakty si používateľ vie ľahko a rýchlo vyhľadať vyhľadať potrebný kontakt a mať jeho e-mail alebo telefónne číslo za pár sekúnd. Vyhľadávanie urýchľuje aj search bar a filter, kde si používateľ vie vyfiltrovať kontakty podľa oddelení.

‍

‍

Harmony chat

Jeden z hlavných cieľov aplikácie je zlepšenie komunikácie medzi vedením a zamestnancami. Preto sme do aplikácie pridali Harmony chat, kde sa každý zamestnanec môže spojiť spojiť s poradenskou sekciou Harmony s ich pripomienkami, návrhmi zlepšení alebo otázkami. Týmto chatom sme preniesli Viber, e-mail, telefonáty či klopanie na dvere do jedného tabu.

Podcasty a rádio

Spoločnosti Kia záleží na tom, aby sa zamestnanci vo firme cítili dobre, aby mali pocit, že sú jej súčasťou a neboli braní len ako pracovníci. Preto pre nich Kia vytvorila vlastné podcasty a rádio. V podcastoch si môžu vypočuť zaujímavé rozhovory so špeciálnymi hosťami, novinky zo sveta Kie ale aj novinky z automobilového priemyslu či technológií. Kia rádio im spríjemňuje piatkové zmeny.

‍

Peňaženka - všetky výplaty pokope

Peňaženka je výsledkom jedného z hlavných cieľov tejto aplikácie. Pre zamestnávateľa nahradzuje tlač väčšiny výplatných pások. Pre zamestnanca je miestom, kde má všetky výplatné pásky pokope a už sa mu viac nestane, že nejakú niekde “zapatroší”.

Bezpečnosť zamestnancov je prvoradá. Aby sa nestalo, že sa výplatná páska dostane do rúk niekoho cudzieho, používateľ pred vstupom do peňaženky musí prejsť autentifikáciou - FaceID, TouchID alebo 6-miestny PIN.

Galéria, dotazníky, pracovné ponuky a mnoho ďalšieho

V aplikácii sa toho nachádza ešte mnoho. Používateľ si môže pozrieť galériu, pre potenciálnych zamestnancov sa tu zase nachádzajú pracovné ponuky, ktoré sú viditeľné aj pre verejnosť. Zamestnanec sa môže zapojiť do súťaží, využiť zľavy v obchodoch alebo si pozrieť obedové menu.

Keďže aplikácia je informačnou platformou pre zamestnancov, niekto v pozadí ju musí spravovať. Neodmysliteľnou súčasťou tohto projektu bolo preto vytvorenie administračného prostredia. Ide o webovú aplikáciu určenú na napĺňanie a spracovanie obsahu pre zamestnancov. Jednou z najdôležitejších funkcií sú targetované notifikácie - notifikácie určené len pre určitú skupinu zamestnancov - napr. oddelenie lakovne.

Zárukou dosiahnutia vysokej kvality produktu je správne zvolený pracovný postup. Pre projekt tohto rozmeru, rôznorodosti a časovej náročnosti je najlepším postupom SCRUM, agilný spôsob projektového manažmentu. Zamestnanci tak môžu riešiť komplexné dynamické problémy a zároveň produktívne a kreatívne dodávať produkty s najvyššou možnou hodnotou pre používateľa. Počas práce v SCRUMe je tlak v prostredí projektu oveľa menší, ľudia v tíme vedia, čo je ich úlohou a klient vie, ako celý proces funguje.

Vývoj sme od začiatku uchopili veľmi dôkladne a zodpovedne. Počas vývoja nás čakalo niekoľko výziev. Jedna z nich bola funkcionalita “Chat s používateľmi a administrácia chatu” zo strany administrátorov. Ďalšou výzvou bolo zabezpečenie komunikácie medzi aplikáciou a Backendom , ktorý je interne pod zabezpečenou sieťou klienta. Vyžadovalo to vyskúšať niekoľko spôsobov nastavení, kým sme našli to najvhodnejšie. Vytvorili sme bezpečnú komunikácia medzi BE a Aplikáciou, aby nebol možný únik výplatných pások a osobných informácií. Ďalšou výzvou boli notifikácie, ktoré nás naučili, že i taká jasná požiadavka si vyžaduje pripraviť dôkladnejšiu analýzu. Produkt sme releasovali postupne. Prvý release sme uskutočnili tesne pred Vianocami 2021. Krásny darček. Následne o dva mesiace, na konci februára sme dodali najzložitejšiu funkcionalitu “chat” s ďalšími drobnými funkcionalitami.

Najväčším faktorom, ktorý ukazuje úspech aplikácie, je počet používateľov. Engagement rate je 85%, aplikáciu si teda stiahol a používa takmer každý zamestnanec firmy. Takéto vysoké číslo presiahlo naše aj klientove očakávania, čo nás veľmi teší. Kia potvrdila, že aplikácia im zefektívnila a urýchlila komunikáciu so zamestnancami najmä v časoch pandémie a ekonomickej krízy, ktorá vedie k nedostatkom v dodávateľskom reťazci. Informácie o aktuálnom dianí, pláne výroby či prípadných odstávkach sa k zamestnancovi dostanú do pár sekúnd. Zobrazením benefitov, zliav a výhod, či informovaním o rôznych podujatiach a súťažiach v spoločnosti sme zvýšili spokojnosť a lojalitu zamestnancov.

V neposlednom rade aplikácia prispieva k ekológii a zníženiu finančných nákladov, keďže sa výplatné pásky, oznamy či mnohé ďalšie dokumenty už viac nemusia tlačiť.

Odovzdaním aplikácie sa naša spolupráca s Kia Slovakia neskončila. Aplikáciu neustále spravujeme, riešime bugy, ak nejaké nastanú a už teraz plánujeme spoločne s klientom ďalšie funkcionality, aby sme aplikáciou prispeli k spokojnosti zamestnancov.