Ako sa menilo plánovanie kapacít na projektoch v GoodRequest?

Každej firme vyhovuje vzhľadom na aktuálnu situáciu, veľkosť, čas či rozmanitosť projeketov iný prístup a nástroje na plánovanie kapacít. V nasledujúcich riadkoch vám prezradím viac o 5-ročnej evolúcií plánovania kapacít u nás. Počas týchto rokov sme sa posúvali od jednoduchých ku komplexnejším riešeniam, ktoré sme implementovali naprieč celou firmou. Z našich skúseností a nástrojov, ktoré sme používali si možno niečo odnesiete aj vy.

Nástroj na plánovanie: Diskusia

V čase, keď má firma len zopár zamestnancov a pracuje na jednom maximálne dvoch projektoch nepotrebuje plánovať kapacity. Jediný nástroj, ktorý potrebujete je váš hlas a dobrí kolegovia, ktorí počúvajú.

Počet zamestnancov: 1–5
Aktívne projekty: 1–2

Nástroj na plánovanie: Post-it, nástenka a Google kalendár

Úspešné projekty vedú k ďalším zákazkám, z čoho vyplýva, že zapájate aj viac developerov. Prvým krokom ako zjednodušíte plánovanie je rozdelenie tímu na menšie celky. V našom prípade to bol Web, Android, iOS, Dizajn, Manažment a QA.

Je jednoduchšie plánovať kapacity, ak pracujete s menšími tímami. Jedinou vecou ktorú potrebujete je priestor, kde viete kapacity a vyťaženie tímu vizualizovať.

Počet zamestnancov: 5–10
Aktívne projekty: 2–5

Nástroj na plánovanie: Excel sheet

Časom sa stalo veľmi náročné udržiavať všetky projekty a developerov na jednej vlne len pomocou vizualizácie na nástenke. Čím viac rastiete tým viac si uvedomujete, že Excel je skvelým nástrojom na všetko. :) Preto si vytvoríte prvý Excel sheet. Vyzerá dosť zle, je náročné manažovať v ňom všetky aktivity, no plní svoj účel.

Počet zamestnancov: 10–20
Aktívne projekty: 5–10

Nástroj na plánovanie: Vylepšený excel sheet + meetingy

Excel, ktorý si sami vytvoríte je super avšak pri väčšom tíme začne byť nepostačujúci. Preto sa budete snažiť nájsť nejaké alternatívy. V mojom prípade to bola šablóna ktorá poskytovala prehľad v kapacitách v profesionálnom náhlade. Bolo to lepšie než predchádzajúce riešenie, no vyžadovalo si veľa energie udržiavať ho aktuálny. Väčší tím si vyžaduje častejšie meetingy.

20–30 zamestnancov
Aktívne projekty: 10–20

30+ Zamestnancov a 20+ aktívnych projektov

Pri akom počte zamestnancov si uvedomíte potrebu posunúť sa ďalej od statických a nespoľahlivých tabuliek? Podľa mňa je to pri 30 zamestnancoch a 20+ projektoch.

Aby ste si boli istí, že tím je správne rozdelený potrebujete 2 veci:

• pravidelné rozdeľovanie a plánovanie kapacít
• správne vizualizáciu vyťaženia tímu

Plánovanie kapacít

Najlepším spôsobom na plánovanie kapacít sú pravidelné meetingy s platformovými lídrami, projektovými a sales manažérmi. Práve títo ľudia vám dokážu s prioritami v biznise pomôcť najlepšie. V našom prípade máme kapacitný meeting raz za týždeň vždy v pondelok a hlavná téme je, či je tým korektne alokovaný na projekt.

Výsledky kapacitného meetingu:

• vyriešime zmeny developerov na projekte
• uistime sa, že projekty dodávane načas a v rámci rozpočtu
• určíme akčné kroky k zaisteniu efektivity
• plán pre hiring nových developerov

Vizualizácia kapacít

Ako môžete vidieť strávil som veľa času hľadaním správneho nástroja na vizualizáciu. Potom som si však uvedomil, že najlepšie bude využívať software, ktorý je už naprogramovaný a rieši presne môj problém.

Otestoval som nasledujúce riešenia: Float, Timely, Hub Planner a Tempo Planner.

Všetky tieto riešenia boli svojim spôsobom fajn. Každé z nich malo svoje plusy a mínusy. V našom prípade bolo však extrémne dôležité prepojenie medzi produktami od Atlassianu, nakoľko sa snažíme zabezpečiť konzistentné prostredie na prácu:

• Jira: task manažment
• Confluence: dokumentácia, poznámky z meetingov, retrospektíva, projektové karty atď.
• Tempo timesheet: trackovanie času

Vybrali sme si Tempo Planner. Efektívny nástroj na plánovanie kapacít a report kapacít do Jiry.

‍

Prepojenie s Jirou umožnuje vytvárať prehľadné reporty nad odpracovanou prácou. Môžeme jednoducho reportovať plánovaný a zaznamenaný čas v Tempo Timesheet. Je to aj skvelý nástroj na plánovanie projektov, keďže Tempo planner nie je vhodný len na plánovanie zdrojov, ale aj na plánovanie celých projektov.

Už teraž sa tešíme na ďalšie výzvy spojené so 100+ zamestnancami. :)

Ako ste na tom s plánovaním kapacít vy? Aký druh plánovania a vizualizácie používate? Dajte mi vedieť - napríklad v správe na Linkedin.

‍

Do nášho tímu hľadáme manažérsku posilu. Budeš ňou ty?
Viac o ponuke IT projektový manažér.