Kia Slovakia – Feedback-Tool

Feedback aus allen Blickwinkeln

Wir von GoodRequest haben die Möglichkeit erhalten, eine Feedback-Plattform für Kia Slovakia zu entwickeln. Das universelle Tool ermöglicht es der Personalabteilung, anonyme Fragebögen viel schneller als je zuvor zu erstellen, zu verwalten und auszuwerten. Das System wurde im Hinblick auf die Bedürfnisse der Nutzer, maximalen Komfort und Effizienz beim Ausfüllen entwickelt, wobei der Schwerpunkt auf dem Verständnis der Auswertungsergebnisse liegt. Das Gesamtergebnis ist eine Verkürzung der Ausfüllzeit und eine Steigerung der Qualität des Feedbacks.

‍

Wichtigste Ergebnisse:

• Wie wir das Briefing in Nutzerbedürfnisse umgesetzt haben
• Wie man leicht zu lesende Diagramme entwirft
• Wie der Prototyp aus der Ferne getestet wurde

Kia Slovakia ist einer der größten Arbeitgeber in der Region. In der modernen Fabrik in Žilina werden jährlich mehr als 300.000 Autos hergestellt, die weltweit exportiert werden. Die Autoproduktion ist ein komplexer Prozess, der eine außergewöhnliche Organisation der gesamten Produktionskette erfordert. Hinter jedem Schritt stehen jedoch Menschen. Derzeit sind mehr als 3.500 Menschen aus verschiedenen Ländern täglich mit ihren Aufgaben beschäftigt, lösen unerwartete Probleme oder führen einfach nur Smalltalk während des Mittagessens in der Kantine.

Es sind die Menschen und ihre Meinung zum Arbeitsumfeld, die eine wertvolle Informationsquelle darstellen, dank derer das Unternehmen vorankommt. Kia hat verschiedene Plattformen genutzt, um Feedback einzuholen, hat aber beschlossen, eine eigene Lösung zu schaffen, die genau seinen Anforderungen entspricht. Daher beauftragte das Unternehmen GoodRequest mit der Konzeption und Entwicklung einer einfachen und sicheren Plattform für die Abgabe und Auswertung von umfassenden Feedback.

Minimaler lebensfähiger... Plan

Gleich zu Beginn der Zusammenarbeit legten wir gemeinsam mit dem Kunden den Umfang des Projekts auf der Grundlage der technischen Möglichkeiten, der Zeit und des Budgets fest. Wir beschlossen, mit einer Version des Minimum Viable Prouduct (MVP) zu beginnen, d. h. einem Produkt, das nur die notwendigsten Teile enthält, die dem Nutzer den gewünschten Nutzen bringen. Dieser Ansatz ermöglichte es uns, die Plattform in relativ kurzer Zeit und mit einem Budget zu entwickeln, das nicht für komplexe Funktionen mit ungewissen Wert verschwendet wurde.

Bei GoodRequest haben von Anfang an mehrere Rollen zusammengearbeitet. Rollen wie: Projektleiter, Designer, Backend- und Frontend-Entwickler und Tester. Dieser Ansatz ist sehr effektiv, weil er Missverständnisse und unnötige Kommunikation zwischen den einzelnen Teamrollen reduziert. Jeder weiß, was zu tun ist und wann es zu tun ist, und versteht gleichzeitig, woran die anderen arbeiten. Diese Form der Teamkoordination ermöglichte es uns, gleichzeitig an der Vorbereitung der Backend-Datenbanken und dem Design der Plattform zu arbeiten, was uns eine erhebliche Zeitersparnis brachte.

Neben der effektiven Zusammenarbeit ist für uns auch die Transparenz ein wichtiger Wert. Der Kunde hatte Zugang zum Projektplan, so dass er jederzeit überprüfen konnte, in welchem Stadium der Entwicklung wir uns gerade befanden. Der Kunde hatte auch Zugang zu den Entwürfen, zu denen er Kommentare hinzufügen und die Einarbeitung seiner Kommentare verfolgen konnte. Der Kunde erlebte die sogenannten "Demos" - regelmäßige Demonstrationen der fertigen Plattform-Funktionalitäten.
‍

Von der Zuordnung zu den Nutzerbedürfnissen

Wir erhielten vom Auftraggeber einen bestimmten Auftrag, der die Grenzen der Forschung festlegte. Wie bei jedem Projekt begannen wir mit einem Kick-off-Meeting, bei dem wir das Problem eingehend erörterten und versuchten, den Kunden, seine Bedürfnisse und seine Beweggründe für die Änderung des Systems zu verstehen und nicht zuletzt die Erwartungen an den Erfolg zu formulieren. Wir fuhren mit der Prüfung der bisher verwendeten Lösungen und der erforderlichen Funktionalitäten fort. GoodRequest leitet die Produktentwicklung mit der "Design Thinking" Methode, was bedeutet, dass der gesamte Prozess einen klar definierten Ablauf hat: sich in den Nutzer einfühlen, das Problem definieren, nach einer Lösung suchen und diese schließlich anhand eines Prototyps testen. Der nächste logische Schritt bestand darin, die Liste der Funktionalitäten aus der Aufgabenstellung auf die Bedürfnisse der Menschen zu übertragen, die mit der Plattform arbeiten werden.

Da ein breites Spektrum von Mitarbeitern mit der Feedback-Plattform in Berührung kommen wird, ist es notwendig, grundlegende Personas zu definieren und abzubilden. Eine Persona ist ein typisches Beispiel für einen Benutzer, der ähnliche Aufgaben bei der Arbeit mit der Plattform ausführt. Basierend auf diesen Aufgaben haben wir 3 Personas definiert:

Platform administrator - erstellt Fragebögen in der Bearbeitungsoberfläche, verwaltet und wertet Projekte aus, verarbeitet den Datenoutput.

Rated - ein Mitarbeiter, der von seinem Umfeld bewertet wird. Schließlich hat er Zugang zu den Ergebnissen seiner Bewertung in Form eines PDF-Berichts.

Evaluation group - Personen, die dem bewerteten Kollegen über einen Fragebogen ein Feedback geben.

Für jede Persona haben wir ihre Bedürfnisse und Anforderungen auf der Grundlage von Interviews mit dem Kunden und seinen Spezifikationen definiert. Anschließend haben wir die Anforderungen in sogenannte User Stories umgewandelt. Die User Story stellt die funktionalen Anforderungen an das System aus der Sicht des Benutzers dar. Dieser Ansatz hilft uns, Design und Entwicklung mit den Augen der Menschen und ihrer Bedürfnisse zu betrachten und nicht nur durch die Brille der Technologie.

Wireframes

Sketching ist ein großartiger und schneller Helfer bei der Platzierung von Inhalten auf einzelnen Bildschirmen. Anschließend haben wir einen einfachen klickbaren Prototyp erstellt, um zu prüfen, ob die Nutzungsszenarien Sinn machen und die benötigten Funktionen in einer logischen Reihenfolge angeordnet sind. Die Wireframes wurden dann einem internen Feedback und ersten Usability-Tests unterzogen.

Schnittstellengestaltung

In dieser Phase des Projekts suchten wir nach einer geeigneten visuellen Sprache für die Plattform. Da sie für ehrliches Feedback gedacht ist, wollten wir einen sicheren Ort schaffen, an dem die Mitarbeiter ihre Meinung frei äußern können. Gleichzeitig lässt die neutrale Farbpalette der Benutzeroberfläche Raum für die Vielfalt der Grafiken und Infografiken im PDF-Bericht.

Hinter Zahlen verstecktes Feedback

Das Ergebnis der Bewertung ist ein PDF-Bericht mit einer Zusammenfassung, aber auch mit detaillierten Ergebnissen. Das Dokument enthält eine ganze Reihe von Diagrammen, Vergleichstabellen und verbalen Bewertungen. Unser Ziel war es, dieses Informationswirrwarr für die beurteilte Person so übersichtlich wie möglich darzustellen. Daher enthält jeder Teil des Berichts eine Hilfe, die die einzelnen Teile erklärt. Das spart Zeit, vor allem für die Personalabteilung, die dem Mitarbeiter beim abschließenden Beurteilungsgespräch keine komplizierten Diagramme erklären muss. Im Gegenteil, es wird ein Raum geschaffen, um gemeinsam die Bedeutung der Daten für seine persönliche Entwicklung und sein Unternehmen zu diskutieren.

Die bewerteten Personen gehören verschiedenen Alters- und Arbeitsgruppen an. Bei GoodRequest bemühen wir uns stets um ein Design, das für alle Nutzer zugänglich ist. Daher war es wichtig, die richtige Schriftgröße und den richtigen Kontrast einzustellen, um die Lesbarkeit auf der gesamten Plattform zu gewährleisten. Auch die Farbpalette, die für Diagramme und Infografiken verwendet wird, ist für Menschen mit Farbfehlsichtigkeit gut erkennbar.

Online-Prüfung

Die Benutzertests waren die letzte Phase des Entwurfs. Es ist eine einfache Möglichkeit für uns, die Richtigkeit unserer Hypothesen und Entscheidungen zu überprüfen.

Aufgrund der Pandemie, aber auch wegen der unterschiedlichen Standorte der Nutzer, finden die meisten Tests online statt. Das erfordert zwar etwas mehr Planung als ein Live-Meeting, spart aber letztlich allen Beteiligten Zeit. Während der Tests zeichnen wir immer den Bildschirm auf, wenn der Benutzer mit dem klickbaren Prototyp der Anwendung interagiert. Wenn es die Umstände zulassen, nehmen wir auch den Benutzer selbst auf. Die nonverbale Kommunikation sagt manchmal mehr über eine Person aus als tausend Worte. Die Aufzeichnungen werden nur dann zur Auswertung der Tests herangezogen, wenn es wiederholt notwendig ist, auf die Problemstellungen zurückzugehen. Unser UX-Forscher und Testspezialist ist für das Testen und die Auswertung zuständig. Während des Tests weist er den Nutzer auch Aufgaben zu, hilft bei der Navigation durch den Prototyp und stellt zusätzliche Fragen.