Scrum retrospektíva: Aký formát zvoliť? 8 Najlepších techník pre dobre spolupracujúce tímy

Na udržanie sústredeného tímu je fajn raz za čas zmeniť formát scrum retrospektívy a prísť s niečím novým, čím míting oživíte a dodáte mu tak nový náboj. Rovnako tak si treba zhodnotiť, či je stále ten istý formát retrospektívy vhodný pre všetky druhy situácií a problémov, ktorými pri projektoch čelíme.

V predchádzajúcom diely sme sa venovali antipatern-om, dnes ti prinášam rôzne techniky retrospektívy pre rôzne potreby tímov. Takmer všetky sa dajú robiť aj online pri využití správneho online nástroja. Ak ťa zaujímajú formy retrospektívy, ktoré pracujú skôr s tímami, ktoré nefungujú až tak dobre, nezmeškaj pokračovanie tohto článku. Budeme sa venovať technikám, ktoré pracujú s výzvami na projektoch.

(ne)Tradičné formy

Nasledujúce formy retrospektív sú jedny z tých tradičnejších a používame ich väčšinou pri tímoch, ktoré dobre spolupracujú. Cieľom je pritom len zmeniť formát na niečo nové, zaujímavejšie, aby sme udržali angažovanosť tímu.

Speed Car

Speed Car je jednoduchá aktivita, ktorá pomáha tímu identifikovať veci, vďaka ktorým sa hýbu dopredu a veci, ktoré ich brzdia. Vizualizovaním retrospektívy ako auta v tíme vyvolávame pocit rýchlosti a svižnosti. Tím vie dostať iný náboj a vie premýšľať nad vecami inak. Pri zvolení tohto formátu si skúste sami predstaviť, čo vo vás vyvoláva metafora auta a skúste ten náboj preniesť aj na zvyšok tímu. Je to pomerne bežný druh retrospektívy na zhromažďovanie údajov a spôsob, ako udržať tím angažovaný pri menšej zmene formátu.

Aktivita:

Požiadaj účastníkov, aby spísali svoje postrehy a umiestnili ich do týchto dvoch oblastí: motor a padák.

• Motor: Čo nás posúvalo vpred? Čo nás núti pohybovať sa rýchlejšie?
• Padák: Čo nás brzdilo?

Zoskup poznámky do skupín a začni diskusiu.

Balón

Balón je forma retrospektívy, ktorá opäť rozdielne vizualizuje situáciu. Balón vie vykresliť projekt, alebo tím ako niečo, čo je pri zemi a pomaly sa dvíha k oblohe, rastie a zbavovaním sa nepotrebnej záťaže vie ísť do výšky. Tím si vie lepšie vizualizovať projekt a ľahšie sa identifikujú problémové oblasti. Je to bežný spôsob zhromažďovania údajov a alternatíva, ako udržať tím angažovaný pri miernej zmene formátu.

Aktivita:

Požiadajte účastníkov, aby napísali poznámky a umiestnili ich na tieto dve oblasti: oheň a horúci vzduch; sily, ktoré nás držia nadol.

• Oheň a horúci vzduch: Čo nám pomáha ísť vyššie? Čo sú veci, ktoré nás posúvajú vpred?
• Mechy s pieskom: Ktoré sily nás sťahujú dole?

Zoskup poznámky a diskutujte.

Open the box

Open the Box aktivita podporuje inovácie a núti tím zamýšľať sa nad problémami inak. Požiadajte tím aby sa na túto aktivitu díval ako "think outside the box". Je to fajn alternatíva, ako udržať tím angažovaný pri miernej zmene formátu. Forma krabice tiež signalizuje miesto, kam odkladáme nepotrebné veci, alebo veci, ktorých sa chceme zbaviť a naopak tie, ktoré potrebujeme vyberáme von a používame.

Aktivita:

Začnite čítaním nasledujúceho citátu:

„Svet, ako sme ho vytvorili, je procesom nášho myslenia. Nedá sa to zmeniť bez zmeny nášho myslenia. " - Albert Einstein. Upozornite účastníkov na metaforu boxu (ak je to možné, vezmite si ho so sebou) a povedz tímu, že v tomto boxe sú všetky činnosti, ktoré tím vykonáva, následne simulujte otvorenie krabice.

• Tabuľu alebo plátno rozdeľte na tri oblast a nakreslite otvorené políčko do stredu. Vysvetlite každú z oblastí:
• Ktoré činnosti by sa mali z krabice vybrať a použiť aj pre ďalší šprint?
• Ktoré aktivity treba pridať, ktoré tam nie sú a prečo?
• Ktoré musíme do škatule zabaliť a odložiť?

Loď

Toto je aktivita, ktorá pomáha tímu opäť inak si vizualizovať retrospektívu. Pomáha identifikovať veci, vďaka ktorým sa hýbeme dopredu a veci, ktoré nás brzdia. Forma lode signalizuje tímu, že sú všetci na jednej palube a všetci pracujú smerom k cieľu, pričom sú na mori/ rieke a sú tam sami a preto si vedia pomôcť jedine navzájom.

Aktivita:

Požiadajte účastníkov, aby napísali poznámky a umiestnili ich do týchto dvoch oblastí: Engine a Anchors.

• Motor: Aké je palivo pre náš motor? Čo sú veci, ktoré nás posúvajú vpred?
• Kotvy: Čo nás brzdí alebo brzdilo?

Zoskupte poznámky a diskutujte.

Keep, add, less more

Toto je relatívne bežná aktivita, ktorá podporuje rozhovor o aktuálnych činnostiach a ich vnímanej hodnote. Pomáha členom tímu pochopiť navzájom vnímanú hodnotu týchto postupov. Jej najväčšie plus spočíva v tom, že jasne a zrozumiteľne ukazuje časti, ktoré majú zmysel a naopak tie, ktoré v rámci tímu chceme eliminovať.

Aktivita:

Rozdeľte plátno na štyri oblasti:

• Zachovať- niečo, čomu sa tímu darí a ktorého hodnotu uznávame.
• Menej - niečo, čo sa už robí, ale chceme aby sa toho robilo menej.
• Viac - niečo sa už robí, čo vidíme, že prinesie väčšiu hodnotu, ak sa urobí ešte viac.
• Pridať - nový nápad alebo niečo, čo ste už videli predtým, a čo by ste chceli priniesť aj do tohto tímu

Tip - pridajte aj 5-tu časť, LOVED a v tejto časti môžete vyzvať tím, aby identifikovali tých členov tímu, ktorí v tomto šprinte vynikali.

• Požiadajte účastníkov o poznámky.
• Zoskupte poznámky podľa príbuznosti a diskutujte.

Retrospektívy na povzbudenie tímového ducha

Nasledujúce techniky môžu byť použité najmä pre tímy, ktoré majú za sebou dobrý šprint a chceme, aby v tomto nastavení pokračovali aj naďalej. S miernými obmenami ich však môžeme použiť aj ak sa nám nie všetko podarilo.

Winning streak

Winning streak je formát retrospektívy, ktorý môžeme použiť ak chcete premeniť jednu výhru ( šprint) na víťaznú sériu. Je postavená na princípe reverzného inžinierstva smerom k víťazstvu. Funguje to na princípe skúmania základných komponentov víťazstva a na tom, ako zabezpečiť, aby sa tieto komponenty znova spojili, šprint za šprintom.

Aktivita:

Rozdeľte tabuľu na 4 oblasti:

• Veľké výhry (na čo sme hrdí)
• Tímová práca (Aké tímové postupy nám pomohli dosiahnuť cieľ)
• Opakovanie (čo robiť aby sme takto pokračovali)
• Kudos (dajte si navzájom kudos)

Požiadajte účastníkov, aby k nim písali poznámky pre každú z oblastí.

Skupinová konverzácia o poznámkach

Tip pre šprint, ktorý sa nie úplne podari: Skús tímu položiť otázky „Ako môžeme využiť svoje alebo tímové silné stránky na vyriešenie problému?" "Čo by ste robili častejšie, aby ste zabránili ďalšiemu výskytu problémov?" "Aké kroky môžeme urobiť okamžite?"

Veľké momenty

Toto je skvelá aktivita, ktorá prinúti účastníkov retrospektívy poukazovať navzájom na svoje veľké chvíle. Táto aktivita pomáha ľuďom cítiť sa skvele a zdvíha pozitívnu náladu v tíme. Ľudia si vtedy uvedomia sami, čo sa im podarilo ale tiež budú  počuť komplimenty od ostatných.

Aktivita:

• Každému členovi tímu dajte dve kartičky rôznych farieb a fixku.

Na prvú kartičku, skrytú pred ostatnými, by mali napísať svoj okamih „veľkého víťazstva" (prípadne moment, situáciu, do ktorého boli zapojení a podarila sa) a neukazovať ostatným.

• Na druhú kartičku by mali napísať svoje meno a umiestniť ju na stôl, tak aby nebolo meno viditeľné.
• Len čo všetci členovia tímu odovzdajú kartičky so svojimi menami, každý člen tímu vezme z hromádky kartičku s menom a uistí sa, že nemá svoju vlastnú. Na túto kartičku napíše, čo si myslí, že je veľkým víťazstvom pre osobu, ktorej meno je na kartičke, a kartičku si ponechajú. V zásade by sa mali pokúsiť uhádnuť, čo táto osoba napísala na svoju skrytú kartu.
• Keď sú všetky menovky doplnené týmto "veľkým momentom", každý prečíta meno člena tímu napísané na kartičke a úspech, ktorý mu pripisuje.
• Menovaná osoba potom prečíta, čo napísala na svoju kartičku.

Cieľ v podstate je, aby nastala zhoda.

Cvičenie pokračuje, kým si všetci členovia tímu neprečítajú kartičky.

Kritérium úspechu

Táto retrospektíva by malo byť krátka, stručné, s jasne definovaným zámerom, výsledkom a podmienkami na preukázanie výsledku. Jasné kritériá úspechu vedú tím k jasným aktivitám na jeho dosiahnutie. Táto aktivita pomáha tímu ujasniť si, čo a aké sú kritériá úspechu pre náš šprint a ako sa bude sledovať pokrok.

Aktivita:

Vytvorte tabuľu s nasledujúcimi komponentami:

• Cieľ (modrý štítok): nápad, idea, process,... ktorý plánujete uskutočniť/dosiahnuť/ udržať
• Smerovanie (zelený štítok): kľúčové výstupy smerujúce k cieľu.
• Úspešpnosť, ak: ukazovatele, ktoré preukazujú splnenie kritérií.
• Zlyhanie, ak: ukazovatele, ktoré preukazujú, že kritériá nie sú splnené.
• Napíšte na tabuľu cieľ, prípadne viac cieľov (ak ich nemáme definované, definujte si ioch teraz, ako tím).
• Požiadajte jednotlivcov, aby napísali, ako oni sami plánujú prispieť, ku konkrétnemu cieľu
• Prilepte poznámky na tabuľu
• Usporiadajte ich a zvážte zoskupenie podobných poznámok a preformulovanie štítkov, ktoré nie sú jasne definované.
• Teraz požiadajte účastníkov, aby napísali a umiestnili štítky pre ukazovateľ úspechu a neúspechu pre každý z "cieľových" štítkov. Umiestnite ich na rovnaký riadok ako cieľ, aby jednotlivé idei boli usporiadané.
• Začnite skupinovú konverzáciu o poznámkach v každom riadku a identifikujte, čo z toho dáva zmysel a do čoho sa ako tím pustíte.

Máš skúsenosti s metodikou SCRUM či agilným riadením projektov? Hľadáme nového do tímu nového IT projekt manažéra! Pridaj sa k nám.