PORADA – Zabijak produktivity v práci

13. február 2018 , napísal Jana Gondášová

Porady sú toxické!

To je jedna z hlavných myšlienok knihy Reštart od zakladateľov známej americkej firmy 37signals, ktorá sa preslávila úspešnou webovou aplikáciou Basecamp. Ešte pred časom sme nad touto hláškou len mávli rukou, no čím väčší počet zamestnancov máme, tým viac si uvedomujeme pravdivosť tejto myšlienky.

Meetingy, meet-upy, porady, stretnutia tímu. Každý ich volá ináč a vo firmách existujú ich rôzne formy, no jedno majú spoločné – sú zabijakom produktivity. To, že sú zamestnanci v kancelárii, nemusí vždy znamenať, že aj skutočne vykonávajú prácu, za ktorú je zákazník ochotný zaplatiť. Sami to určite poznáte, prídete do práce, urobíte si kávu, odpíšete na 40 mailov a už si pripravujete poznámky na ďalšiu nudnú poradu, kde budete musieť zase stráviť celé hodiny vášho času.

Podľa našich záznamov minieme na porady mesačne v priemere 250 hodín a toto číslo stále rastie. Prieskumy ukazujú, že sa priemerný zamestnanec zúčastní mesačne na 62 poradách a až 50% času stráveného na poradách je neproduktívneho. Nie je preto prekvapivé, že väčšina zamestnancov by radšej robila čokoľvek iné než trávila čas na poradách, hoci si aj nechala vŕtať do zuba alebo sa presťahovala do Antarktídy. Nie je výnimkou, že niektorí podriemavajú alebo robia prácu, ktorá s témou porady vôbec nesúvisí.

Predstavte si, že by ste povedzme polovicu času stráveného na poradách využili na prácu na nejakom projekte. Za rok by ste takto vedeli minúť 1 500 hodín na činnosť, ktorá firme prináša peniaze, teda je produktívna. A to už je rozpočet jedného menšieho projektu!

Samozrejme, tým nechceme povedať, že porady nemajú žiadny zmysel. Práve naopak, ich prínos je obrovský, pretože v elektronickej komunikácii sa množstvo informácií „stratí v preklade“ a písať 100 riadkové maily, kde kolegovi vysvetlíte, ako ste pri práci na projekte postupovali, tiež nie je zrovna úsporou času. Čo teda treba dodržať, aby boli porady prínosné a efektívne?

Príprava je kľúčová

Pred každým stretnutím si pripravte jeho agendu a spíšte všetky body, ktoré potrebujete prebrať. Vďaka tomu sa vyhnete riešeniu problémov, ktoré sa témy porady netýkajú.  Účastníkov včas informujte o preberanej problematike, nechajte im čas pripraviť si poznámky a dajte im možnosť vyjadriť sa, či nechcú nejaký bod pridať. Príprava je dôležitá aj vtedy, ak poradu nevediete, ale boli ste na ňu pozvaný. Na stretnutie vždy príďte načas a buďte pripravený vyjadriť sa k bodom, ktoré sa vás týkajú.

Nezabudnite na sumarizáciu

Každá porada by mala končiť zápisom, závisí len od vás, či bude písomný, zvukový alebo obrazový. Dôležité je, aby obsahoval hlavné body stretnutia s krátkym popisom, účastníkov a dátum porady. Ak vzniknú úlohy (a takmer vždy vzniknú), tiež ich zaznamenajte a nezabúdajte na to, že musí byť určené, kto a dokedy je zodpovedný za ich splnenie.

Pozvite správnych ľudí

Na poradu zavolajte iba ľudí, ktorých sa preberaná problematika týka. Nezaťažujte zbytočne ostatných, mrháte tak ich časom, ktorý by mohli využiť na produktívnu prácu. Ak počas porady zistíte, že už nepotrebujete všetkých prítomných ľudí, kľudne ich uvoľnite.

Porada musí byť riadená

Každá porada by mala mať určeného moderátora, ktorého povinnosťou je zabezpečiť, aby sa neodbočovalo od preberanej problematiky, ale aj aby účastníci nehovorili naraz a neskákali si do reči, čo je prejavom neúcty. V prípade, že sa diskusia uberá mimo plánovanej agendy, je jeho úlohou zastaviť ju. Podobne, ak niekto stretnutie zbytočne predlžuje, je úlohou moderátora alebo ostatných účastníkov, aby mu naznačili, že to už nie je prínosné.

Nepredlžujte čas trvania porady

Pred začiatkom porady stanovte dĺžku jej trvania. Optimálny čas stretnutia je 30 minút a menej. Úplne najlepšie je, ak trvá 20 minút. Počas porady si zapnite časovač, aby všetci vedeli, koľko času ostáva do konca a zbytočne ho nepredlžovali. Ak vznikne na porade ďalší bod, ktorý nebol plánovaný a treba ho prebrať, venujte sa mu, pokiaľ je možné danú vec vyriešiť za 5 minút. Ak by vám to malo zabrať viac času, spravte na jeho riešenie samostatné stretnutie.


Viac príspevkov